GUIDE. Sådan får I bedre møder

Alle pædagoger går til møder, og mange oplever, at der bliver snakket og snakket, uden at man kommer nogen vegne. Det fortæller Ib Ravn, som er lektor på Institut for Uddannelse og Pædagogik på Aarhus Universitet. Her forsker han blandt andet i møder.

»Det kan være en dominerende leder, der taler og orienterer for længe. På en pædagogisk arbejdsplads vil møder dog typisk tage lang tid, fordi man har en demokratisk tilgang, hvor alle skal kunne komme til orde. Når én har ytret sig om et emne, har alle andre også lov til det, selvom de måske ­siger det samme. Det er et af de allerstørste problemer,« siger han.

I børnehuset Skovlinden i Svendborg har man mange gange oplevet lange ineffektive møder. Sådan er det ikke længere.

Alle møder ligger nu uden for normal ­arbejdstid. Pædagogerne planlægger selv de fleste møder, og de har løbende afspadsering for møderne.

»Skal man møde på arbejde klokken 9, men har et møde fra klokken 8, sørger man for at blive færdig klokken 9. Har man et møde efter arbejdstid, vil man måske gerne tidligt hjem, så vi holder os til dagsordenen. Og vi får lige så meget ud af møderne som før,« fortæller leder Anette Risager.

Ændringen handler dog ikke kun om møde­tidspunktet.

»Vi er blevet dygtigere til mødeledelse, både når jeg og en af medarbejderne er mødeleder. Vi er mere præcise på, hvad vi skal. Vi ved, hvorfor vi mødes, hvad vi skal opnå, og hvor lang tid vi har til det,« siger hun.

Netop ledelse giver bedre og mere effektive møder.

»Der er brug for en person, som kan dirigere spillet, sådan at det, der bliver sagt, bidrager til at drive mødet fremad. Det behøver ikke at være lederen, men det skal være en person med en vis status i gruppen, der sørger for, at mødet ikke løber ud ad en tangent,« siger lektor Ib Ravn.



3 mødedræbere



1. Snak, snak, snak

• Alle skal til orde. Vi har en demokratisk snakkekultur, hvor alle har lov til at ytre sig om et emne. Ofte tager det tid og bidrager ikke konstruktivt til at drive mødet fremad.

• Andre gange kan det være lederen, der tager ordet og beholder det alt for længe.

2. Manglende disciplin

• Deltagerne kommer for sent.

• Deltagerne møder uforberedte.

3. Ekstroverte personer

• Når 10 mennesker er samlet, tager 3 til 4 personer ordet og taler det meste af tiden. Ofte ved de først selv, hvad de vil sige et par minutter inde i deres indlæg. Det tager tid.



9 trin til bedre møder



1. Find de rigtige deltagere

Kun personer, for hvem det er relevant, deltager i mødet.

2. Fortæl deltagerne, hvorfor de er til mødet

Mødets formål skal klart fremgå for deltagerne. De skal vide, hvad de kan beslutte, og hvad de ikke kan beslutte.

3. Afklar forventninger

Skeln mellem dagsordenspunkter, der har fokus på henholdsvis idéudvikling og inspiration, beslutninger, læring og erfaringsudveksling og videregivelse af information.

4. Mødet skal ledes

Der skal altid være en mødeleder, der driver processen fremad. Det behøver ikke at være lederen.

5. Skriv referat

Der skal som minimum skrives et beslutningsreferat. Ellers glemmer deltagerne hurtigt, hvad der er besluttet på mødet.

6. Hav en klar dagsorden

Skriv en grundig dagsorden, og præsenter hvert punkt mundtligt på mødet. Sæt en ramme for, hvor lang tid I skal bruge på hvert punkt.

7. Start til tiden

Det skal være en del af kulturen på arbejdspladsen, at man som en selvfølge møder til tiden. Vent derfor ikke på del­tagere, der kommer for sent.

8. Hold pauser

Man har svært ved at holde fokus på et emne meget længere end 20 minutter ad gangen. Hold derfor fem minutters pause cirka hver halve time.

9. Flyt information væk fra møderne

Bliver et møde for informationstungt, keder deltagerne sig, og man bruger ikke tiden på noget produktivt. Giv informationer på papir.



Sådan bliver alle engagerede



Inviter kun relevante deltagere

Ofte deltager folk, som ikke burde være der, på møderne. Man skal kun være med til et møde, hvis man har noget at bidrage med. Det betyder ikke, at alle på mødet skal have kompetence til at træffe beslutninger. Det er også relevant, hvis man ved noget særligt om emnet, eller hvis et punkt på dagsordenen angår én særligt meget.

Ingen er med bare for at være der. Kollegerne, som ikke er til møde, kan bruge tiden på noget andet. Det giver god energi på mødet, når alle bidrager.

Diskuter mindre

Et punkt på dagsordenen begynder ofte med, at folk helt fra begyndelsen siger, hvad de mener om emnet. Så begynder de at diskutere, og på den måde låser de sig selv i faste positioner, hvorfra de vil overbevise andre om, at de har ret. Begynd i stedet mødet med at undersøge. Spørg: ’Hvad ved vi om emnet? Hvilke forskellige synspunkter har vi? Hvor vil vi gerne bevæge os hen?’ Derefter kan man blive konkret. Det giver en mere nuanceret dialog. Til sidst skal man så diskutere og træffe beslutninger.

Metoden gør det mere legitimt at sige noget, også selvom man mener noget andet end flertallet. Når alle på den måde er blevet hørt – og de har hørt de andre – er det lettere at indgå kompromiser, som alle arbejder for. Man sidder ikke tilbage med en følelse af, at andre trækker noget ned over hovedet på én.

Tal kun om de store linjer

På større møder som personalemøder eller forældremøder behøver deltagerne ikke at gå ned i detaljerne. Del mødet op, så pædagogerne den første time for eksempel taler om institutionens grundlæggende principper for at drive inkluderende pædagogik. Når de overordnede beslutninger er truffet, nedsæt en lille gruppe, som arbejder videre med emnet på et senere tidspunkt. Gå derefter videre til et andet tema.

Alle er med til at træffe beslutningerne om de vigtige emner, mens de mindre beslutninger bliver truffet i arbejdsgrupperne. De fleste opfatter det som en lettelse at overlade de mindre beslutninger til andre, når bare man selv har været med til den overordnede del.



4 Idéer til anderledes møder



1. Gående møder

Man taler godt, mens man går, og samtidig får man frisk luft. Metoden egner sig til møder med få mennesker.

2. Stående møder

Velegnet til korte møder uden spildtid. Man er klar til straks at gå tilbage til arbejdet, og den lidt ukomfortable stilling motiverer folk til at holde sig til emnet.

3. Møder ved caféborde

Velegnet til møder med mange mennesker. Man har flere caféborde stillet op. En er ansvarlig for hvert bord, og de andre skifter bord med jævne mellemrum. Fordelen er, at alle kommer til orde og bliver involveret.

4. Klunsediskussioner

Tre pædagoger går sammen. De får hver fem tændstikker og bliver præsenteret for et stærkt udsagn. I bedste klunsestil gemmer den enkelte et antal tændstikker i sin knyttede hånd, alt efter hvor enig hun er i udsagnet. Man undgår, at folk mener det samme som gruppens stærke lærer, for det forpligter, når man viser, hvor mange tændstikker man har i hånden. Man argumenterer for sin egen holdning.



Hør foredrag om opløftende møder

På dr.dk finder man under ’Danskernes Akademi’ en række forelæsninger. I en af dem fortæller lektor Ib Ravn om, hvordan en mødeleder kombinerer det bedste fra 1950’ernes autoritære lederstil med nutidens snakkekultur. Mødestilen kalder han Wonderbra, fordi den samler og løfter samværet på møder og får mødet til at pege resultatorienteret fremad.

Find foredraget her: dr.dk/DR2/Danskernes+akademi/Oekonomi_Ledelse/Wonderbra_moedeledelse.htm



Kilder til denne guide: Ib Ravn, lektor på Institut for Uddannelse og Pædagogik på Aarhus Universitet. John Andersen, erhvervspsykolog og partner i Udviklingsforum.