Nye regler fra 1. juli: Sådan skal du registrere din arbejdstid

Her er alt du behøver vide om de nye tidsregistreringsregler

1) Alle er omfattet

Alle pædagoger – medarbejdere såvel som ledere – skal fra den 1. juli 2024 registrere deres arbejdstid. De nye regler gælder nemlig alle lønmodtagere, og de gælder uanset, om man er privatansat eller kommunalt ansat. Og uanset om man arbejder med eller uden overenskomst. I udgangspunktet er der ingen undtagelser for nogen af BUPL’s medlemsgrupper. Enkelte meget få undtagelser kan dog forekomme. Se punkt 7 om ’selvtilrettelæggere’.

2) Al arbejdstid skal registreres

Du skal registrere al din arbejdstid. Både de skemalagte timer, og hvis du har arbejdet flere eller færre timer, end du skulle have ifølge et præudfyldt skema. Du skal registrere tiden på arbejdspladsen såvel som arbejdstid du bruger hjemme på måske en dokumentationsopgave, en underretning eller et svar på AULA. Al arbejdstid tæller med, både de timelange vagter og et kort arbejdsmæssigt telefonopkald. Der er alene krav til, at du registrerer din arbejdstid, men ikke hvad du har brugt tiden på. BUPL anbefaler, at man, når en opgave udføres hjemmefra, har aftalt tidsforbruget med sin leder. Og at man på arbejdspladsen har klare regler for og en fælles forståelse af, hvad der kan skrives på som arbejdstid.

3) Registrér tidspunkter – men det er ikke et krav

Du skal som minimum registrere din samlede arbejdstid, men den nye lovgivning stiller ingen krav om, at du skal registrere komme og gå tider. Har du en arbejds- eller vagtplan, er det nok kun at registrere afvigelser fra de skemalagte vagter/timer. Har du arbejdet fra klokken 8-14 og senere været til personalemøde fra 17-19, er det altså i princippet nok at registrere den samlede tid på 8 timer. Der er din arbejdsgiver der beslutter hvordan du skal registrere arbejdstid.  

4) Brug et ’ pålideligt, tilgængeligt og objektivt’ system

Der er ikke specifikke krav til, hvordan systemet, du registrerer dine timer i, skal se ud, udover at det skal være pålideligt, tilgængeligt og objektivt. I princippet kan arbejdstiden registreres i en kalender eller i et excell-ark. De fleste pædagogiske arbejdspladser har dog allerede i dag gode digitale værktøjer til tidsregistrering, så for de fleste af BUPL’s medlemmer vil de nye regler ikke betyde de store forandringer. Det vigtige er, at medarbejderen nemt kan få adgang til systemet, og derfor anbefaler BUPL, at man anvender et digitalt system. 

5) Gem arbejdstidsregistreringer i fem år 

Dataene om din arbejdstid skal opbevares i fem år til udløb af en normperiode. Med tidsregistreringen får din arbejdsgiver et bedre overblik over, hvor meget du arbejder, og en mulighed for at gribe ind, hvis du arbejder for meget. Selv om det kan opleves som kontrol, er klarhed om din arbejdstid en beskyttelse af dig.

6) Udarbejd en politik om arbejdstidsregistrering

Det er ikke et lovkrav, men det anbefales, at der udarbejdes lokale politikker om principperne for arbejdstidsregistrering. En politik om arbejdstidsregistrering kan danne grundlag for en snak om et sundt og godt arbejdsmiljø og kan fx indeholde beskrivelser af:

• Hvad defineres som arbejdstid. Hvad tæller som arbejde og ikke arbejde såvel på arbejdspladsen, hjemmefra og under transport. Og hvad er hhv. selvbetalte/ betalte pauser. Husk, at det skal overholde reglerne i din overenskomst. 
• Hvad skal registreres, samt hvordan, hvornår og hvor hyppigt.
• Hvordan kan lønmodtageren registrere, og hvordan sikres det, at alle data er korrekte.
• Hvad er proceduren for arbejdsgivers godkendelse af registrering. Og herunder, hvordan det sikres, at der er dokumentation for registreringen – hvilket er arbejdsgivers ansvar.
• Hvilke tillidsvalgte skal have/kan få adgang til hvilke data.
• Sikring af, at medarbejderne ikke overskrider regler om maksimal ugentlig arbejdstid og pauser med videre.
• Hvordan GDPR-reglerne overholdes ved opbevaring og behandling af data om medarbejderens tidsregistrering. 

7) Selvtilrettelæggere’ kan fritages fra at skulle tidsregistrere

Der er indført en undtagelsesbestemmelse, så nogle få lønmodtagere vil kunne undtages fra reglerne om at skulle registrere arbejdstid. Der skal være helt særlige forhold til stede for, at en lønmodtager kan undtages fra registrering: 

• Arbejdstidens længde kan ikke måles eller fastsættes på forhånd
• Eller lønmodtageren kan helt selv fastsætte egen mødetid, inklusiv tilstedeværelse på arbejdspladsen
• Og hvor lønmodtageren kan træffe selvstændige beslutninger eller har ledelsesmæssig funktion. 

Det er ikke muligt for en arbejdsgiver at undtage hele grupper. Der skal i hvert enkelt tilfælde foretages en konkret individuel vurdering. 

BUPL vurderer, at der som udgangspunkt ikke er hverken pædagoger eller pædagogfaglige ledere, som opfylder kravene til at kunne unddrage sig kravet om tidsregistrering. Vurderer din arbejdsgiver, at du kan undtages reglerne om tidsregistrering, skal du modtage et tillæg til dit ansættelsesbevis, der angiver dette. I så fald må du meget gerne straks kontakte din lokale BUPL fagforening.  

8) Ingen sanktionsmuligheder – men klogt at registrere

Det er arbejdsgiverens ansvar at sikre, at der sker korrekt og påkrævet registrering. Overholder en arbejdsgiver ikke registreringspligten, er der dog ikke i selve loven anført nogle sanktionsmuligheder. Men arbejdsgivere vil være dårligt stillet, hvis BUPL rejser en sag om manglende overholdelse af hviletidsbestemmelserne og den maksimale ugentlige arbejdstid. 

Har du spørgsmål om de nye regler eller arbejdstid generelt så kontakt din lokale BUPL fagforening her.

Kilder til denne guide: Faglig sekretær i BUPL med politisk ansvar for arbejdsmiljøpolitik Johnny Gaardsdal og specialkonsulent i BUPL Trine Heiberg.