Hold den gode sygefraværssamtale: Sæt ind i tide

Loven kræver, at du som leder holder samtale med den syge medarbejder senest efter fire ugers sygefravær. Men da formålet er at hjælpe den sygemeldte tilbage på arbejde hurtigst muligt, er det optimalt at gøre det før, anbefaler Birgitte Poulsen, der er sygefraværsekspert og chefkonsulent hos videnshuset Cabi. 

”Man kan ikke komme for tidligt i gang. Hvis man som leder har en fornemmelse af, at en medarbejder skranter lidt eller måske ændrer adfærd, og man vil forebygge og gribe tingene i opløbet, bør man tage en samtale, inden sygemeldingen kommer. Jo før, jo bedre, for måske kan sygemeldingen helt undgås,” siger hun.

Her får du hendes fem anbefalinger til, hvordan du får det bedste ud af sygefraværs-samtalen.

1. Vær kritisk overfor din forforståelse

At holde en sygefraværssamtale stiller krav til din evne til indlevelse. Derfor er det vigtigt, at du inden mødet afmonterer din egen forforståelse, som kan opstå, fordi man let mister nysgerrigheden, når man har været sammen på en arbejdsplads i længere tid. Men det kan stå i vejen for at lytte og finde de rigtige løsninger, hvis man tror, at man ved, hvad der er på spil, og bliver for hurtig i sine konklusioner.

Har du antagelser om den sygemeldte, som du går til mødet med? Tænker du fx, at Louise nok er fraværende, fordi hun er psykisk udmattet ovenpå en skilsmisse, mens Louise i virkeligheden oplever arbejdet som et fristed, men er sygemeldt på grund af rygsmerter? 

Hvis du er forudindtaget, kan samtalen hurtigt gå skævt. Derfor bør du huske dig selv på, at dine antagelser måske ikke er rigtige. Så kan du lettere gå ind til samtalen med åbent sind, så I sammen kan få sat ord på de reelle problemer.

2. Afmonter usikkerheden på forhånd 

Inden samtalen kan medarbejderen være usikker og have paraderne oppe. Bliver jeg fyret? Hvad hvis kravene er for store? Kan jeg starte langsomt op?

En måde at løsne op for usikkerheden på er at gøre målet med samtalen tydelig. Lav en tydelig skriftlig indkaldelse, og specificer dit mål og hensigt med mødet. Fx at I sammen finder fælles løsninger på, hvordan medarbejderen kan vende tilbage og i hvilket omfang.

Det kræver, at du har forberedt dig og undersøgt, hvad du kan tilbyde din medarbejder. Sørg for at have fakta på plads, så du ikke tilbyder noget, der ikke kan lade sig gøre.

3. Vær i tæt og hyppig kontakt

I starten af et sygdomsforløb gælder det om at være i tæt og hyppig dialog med den sygemeldte. Det gør en stor forskel i forhold til at fastholde medarbejderen.

Mange kommuner og private aktører har derfor beskrivelser af, hvornår og hvordan du kan kontakte din medarbejder, og en liste over gode spørgsmål, du kan stille, når du ringer. Et eksempel er 1-4-8-modellen, hvor kontakten er på 1. sygedag, efter 3-4 uger og efter 6-8 uger. 

Som leder må du ikke spørge ind til, hvad medarbejderen fejler. Fokusér i stedet på fraværet, og spørg fx: Hvordan går det? Er der noget, jeg kan gøre for dig nu? Er der aftaler og opgaver, der skal meldes fra eller overdrages? Er der noget, du går og tænker på? Er faktorer på arbejdspladsen skyld i fraværet? Hvordan kan jeg støtte dig i at komme hurtigt tilbage?
Spørg også til anslået varighed af fraværet, og indgå en aftale om den videre kontakt.

4. Lyt mere end du taler

Du skal lægge din tale- og handletrang på hylden. Brug i stedet mødet på at være undersøgende. Lyt både til det sagte og det usagte, vær oprigtigt nysgerrig, spørg ind og sæt ord på dine observationer. Brug pauser og stilhed aktivt i samtalen – også selvom det kan være svært at blive i stilheden, når du har lyst til at komme med løsninger.

Spørg ind til, om der fx er udfordringer med støj, organiseringen af opgaver, skæv fordeling af arbejdsbyrden, eller om omgangstonen er blevet for hård. De gode svar ligger hos medarbejderen. 

Pas på misforstået omsorg og med at tage for store hensyn i situationen og gå for lempeligt frem i forhold til at tale om at vende tilbage. I takt med at ugerne går, øges risikoen for, at medarbejderen aldrig kommer tilbage på arbejdspladsen. Mere end hver anden pædagog, som blev fyret i år 2022, mistede sit job på grund af sygdom, viser tal fra BUPL.

5. Husk at følge op

Sørg for at sende et referat hurtigst muligt efter samtalen, og få det godkendt af medarbejderen. Nedskriv de mål, I sigter efter, de næste aftalte skridt, og hvem der gør hvad. Hvis I har indgået konkrete aftaler, skal du også sørge for at informere andre relevante parter.