Guide: Sådan bliver I mere effektive sammen

Når tidsekspert Trine Kolding underviser i effektivitet, møder hun modstand. Engang oplevede hun ligefrem, at en deltager lavede opkastlyde. Derfor har hun dedikeret et helt kapitel til modstand i sin nye bog ’Effektive sammen – om at skabe tid, motivation og arbejdsglæde’.

Som leder vil du også møde modstand og mistro, hvis du begynder at tale om effektivitet, der er blevet et udskældt ord og misbrugt som løftestang for at skære ned. »Men det handler om at tage en snak om, hvorfor vi gør det, og hvad det fører til,« forklarer Trine Kolding, som foreslår følgende mere neutrale definition på effektivitet: ’Brug tiden på det rigtige og på den rigtige måde med en bæredygtig fordeling af tid og opgaver.’

Trine Kolding har i snart 20 år undervist ledere og medarbejdere i, hvordan de kan optimere tid. Den nye bog har hun skrevet for at vise, at der stadig er en del uindfriede potentialer – især i at blive effektive sammen.

»Vi kan gøre en masse hver for sig, og de fleste er effektive i forvejen. Men jeg er blevet optaget af, at det virkelig giver mening at undersøge, hvordan vi kan være effektive sammen. Effektivitet er ikke et enmandsprojekt – det er noget, vi gør sammen,« siger Trine Kolding og peger på lederens vigtige rolle.

»Lederen er den, der sparker det i gang, sætter retning og holder fast – og bliver ved med at følge op. Et rigtig godt sted at starte er at tænke over, hvordan vi kommunikerer. Her kan vi virkelig hjælpe hinanden med at spare tid,« forklarer Trine Kolding.

1. Kommuniker kort og klart

Tænk over, hvordan du kommunikerer til forældre, kolleger eller andre ledere. Stram sproget op i stedet for at skrive lange mails og beskeder på ForældreIntra. Tag telefonen i stedet for at skrive lange rapporter – det kan være hurtigere. I stedet for at skrive til alle, så udvælg de to, beskeden er relevant for.

Pædagoger er vant til at diskutere og debattere, men kunne det give mening at skære ned på møder og deltagere og i stedet lave et kort referat, som alle kan læse bagefter?

2. Bliv enige om kvalitet og serviceniveau

Som leder skal du være toneangivende og tage diskussionen med medarbejderne i institutionen, hvor I bliver enige om, hvilken kvalitet og serviceniveau I skal levere. Afstem, hvornår en opgave er løst tilfredsstillende, så medarbejderne ikke bruger mere tid end nødvendigt på opgaverne.

Det er vigtigt, for at I kan blive effektive sammen – ellers er der risiko for, at folk bliver fanget ind i egne og
forældrenes forventninger og lægger deres eget niveau for kvalitet og service.

3. Brug tiden på det rigtige

På de fleste arbejdspladser er der flere opgaver, end tiden tillader. Derfor er det nødvendigt at prioritere og vælge fra. Midt i dokumentationskrav, administrative opgaver og forventninger kan kerneopgaven let blive tabt af syne. Hvis I stiller jer selv spørgsmålet ’Hvorfor er vi her?’, kommer kerneopgaven til syne, så I kan bruge tiden på det rigtige.

4. Undgå hastefælden

Ofte kalder vi noget for hastesager, fordi vi er vant til, at vi kun kan trænge igennem ved at sige, at det haster. Så sørg for at forventningsafstemme, hvad det betyder i praksis hos jer, når noget haster, med pædagoger, forældre, lederkolleger og forvaltningen.

Afstem, hvad I svarer, når en forælder kommer ind ad døren og vil snakke et kvarter med en pædagog nu og her. Her er du som leder nødt til at være inde over den fælles udmelding, som I skal være enige om, for ellers bliver det op til den enkelte medarbejder at være selvforvaltende og selvfortolkende på definitionen af haster – og det,´som forældrene bliver vant til.

Undgå fælden, hvor arbejdsdagen bliver væltet af hasteaktiviteter, ved at:

• Spørge ind til, hvornår folk skal bruge det, de spørger efter.

• Skrue ned for tempoet ved at melde ud, hvor nang tid den aktuelle opgave normalt tager, og hvilken svartid folk kan forvente.

5. Pas på perfektionisten

Perfektionister er dedikerede medarbejdere, som kan drive rovdrift på sig selv. Som leder er det dit ansvar at lægge niveauet for, hvad perfektionisten skal levere. Velmenende råd er ukonstruktive og kan opleves som en afvisning. Først er du nødt til at lægge ud med at anerkende, at medarbejderen har et højt niveau for god kvalitet.

Derefter handler det om at få perfektionisten til at se fordelene ved at dosere, så hun får mere tid til fordybelse og ikke brænder ud. Tal om, i hvilke situationer det giver mening at være ærekær og levere høj kvalitet, hvor I skaber den bedste effekt, og hvor der kan slækkes.

Om Trine Kolding

Trine Kolding er underviser, tidscoach og forfatter til syv bøger om tidstyper og effektivitet – blandt andet ’Den effektive leder’ og senest ’Effektive sammen’. Hun er uddannet fra CBS og DPU og er proceskonsulent samt certificeret coach.