Mail med omtanke

E-mail er en praktisk opfindelse, der kan spare tid og forbedre kommunikationen både med forældre og kolleger i andre institutioner. Men hvis man ikke tænker sig om, kan e-mailen være med til at skabe konflikter og spilde folks tid, fortæller Anne Katrine Lund, der er tidligere kommunikationsforsker og nu har sit eget firma, hvor hun rådgiver virksomheder og organisationer i kommunikation.

I forbindelse med sin forskning er hun stødt på flere tilfælde, hvor konflikter er blevet optrappet, og folk er blevet udsat for unødvendige problemer.

En af dem er en pædagog, der kom med en uheldig bemærkning til en forælder i børnehaven.

"Moren sendte en irriteret e-mail ud på en mailingliste for forældre i institutionen. Her brokkede hun sig over pædagogen, og en række andre forældre skrev tilbage og fortalte andre negative historier om den samme pædagog. Pædagogen så de mange e-mails, og blev så påvirket, at hun meldte sig syg," fortæller Anne Katrine Lund.

Den sygemelding kunne være undgået, hvis forældrene havde været mere bevidste om, hvordan deres e-mailudveksling ville påvirke pædagogen.

Problemet er, at de fleste mennesker har et tvetydigt forhold til e-mailen.

Når vi selv skriver og sender mail, opfatter vi det som et uformelt medie på linje med telefonen. Her kan vi bande ad hinanden og komme med ironiske og tvetydige kommentarer. Det ville vi aldrig gøre i et brev. Men når vi modtager en e-mail, opfatter vi det ikke som uformelt. Så er det et brev. Og i et brev står der formelle, velovervejede tanker.

"Det er vigtigt at tænke på, hvordan det vil blive opfattet af modtageren. Det gælder også modtagere som pædagogen, der får e-mailen ad omveje. E-mailen er ikke god til kommunikation, hvor der er bare den mindste smule kurre på tråden. Hvis modtageren har nogen som helst følelser på spil, skal man droppe e-mailen og ringe eller sørge for at møde vedkommende ansigt til ansigt. På den måde har man mulighed for at forklare sig og få ryddet misforståelser af vejen," siger Anne Katrine Lund.



Cc-fælden. Den mulighed havde pædagogen i eksemplet ikke. Samtidig blev hun offer for en anden af e-mailens muligheder og potentielle problemer, nemlig at den kan sendes til mange på en gang. Det er en stor fordel, når forældrene skal finde ud af, hvem der skal tage kage med til sommerfesten, eller når en pædagog skal give en fælles besked til alle forældre. Men det kan også forstærke effekten af en ubehagelig e-mail.

Det mest udbredte problem ved cc-funktionen er dog, at man får alt for mange e-mails, som man ikke skal bruge til noget. Det er et problem for modtageren, men bestemt også for den, der sender e-mailen.

"Der er en slags "ulven kommer effekt". Når man har stået cc i en mail fem gange, og der ikke var noget, der angik en, så læser man ikke den sjette, syvende eller ottende e-mail. Som afsender undergraver man sin egen troværdighed på den måde. Det er for let at skrive folk på som cc," siger Anne Katrine Lund.

Hun anbefaler, at man i stedet videresender en mail til de mennesker, der har brug for at læse den, og skriver, hvorfor man videresender den.



Suveræn til at netværke. Selvom der er er ulemper ved at bruge e-mailen, bliver de opvejet af fordelene, mener Anne Katrine Lund.

"E-mailen er rigtig god til vidensdeling. Man sparer megen tid ved at bruge e-mailen, og den kan højne niveauet på det, vi laver. Det er jo en kæmpe forbedring, når vi skal samarbejde om at skrive noget, at vi kan sende det til hinanden i et højt tempo," siger hun.

Samtidig kan e-mailen også udbygge både vores sociale og faglige netværk.

"E-mailen er suveræn til at netværke og bevare relationen til folk. Der er jo ingen barrierer, og det kræver ikke særligt meget af os, heller ikke tidsmæssigt, at sende en e-mail. Den er med til at gøre verden mindre, fordi vi uden videre kan kontakte en på den anden side af jorden. Og gamle venner kan man bevare kontakten til ved lige at sende en e-mail i ny og næ. Igen er det uforpligtende og let," siger kommunikationseksperten.



E-mailens styrker

• God til vidensdeling.

• God til at netværke.



E-mailens svagheder

• Den skaber flere konflikter

• Vi spilder tid. på irrellevante ting.

• Den stresser os.



Gode råd om e-mailen

• Overvej, hvor-dan modtageren opfatter den e-mail, du skriver.

• Hvis modtageren har følelser på spil, så lad være med

at sende e-mailen. Ring i stedet for.

• Lad være med at skrive folk på som cc, hvis der ikke er en god grund til det. Videresend hellere

e-mailen til dem og forklar kort, hvorfor du har videresendt den.



Sæt dig i forældrenes sted

Henrik Poulsen er leder af Medietimen, der arrangerer skoleprojekter for gymnasie- og folkeskoleklasser. Hos Medietimen bliver eleverne undervist i journalistik og i at skrive forståeligt.

Her er Henrik Poulsens gode råd til, hvordan man skriver

så forældrene fanger beskederne.



1. Tænk på, hvem du skriver til

"Sæt dig i forældrenes sted. Eftersom forældrene er et bredt udsnit af den danske befolkning, skal beskederne også være til at forstå for stort set alle."



2. Skriv konkret

"Skriv det vigtigste først. Start med konklusionen, så forældrene ved, hvad det handler om. Derefter kan du skrive baggrunden og de nærmere forklaringer."



3. Skriv korrekt

"Det virker utroværdigt, hvis der er sprog- og stavefejl i beskeder og opslag. Find ud af, hvem der er den bedste korrekturlæser i institutionen, og lad hende tjekke alt skriftligt materiale, der går ud af huset."



4. Vær personlig

"Skriv personligt og med engagement. En pædagog repræsenterer institutionen og dermed kommunen, men det skal ikke lyde som en bekendtgørelse eller et cirkulære. Forældrene skal helst kunne se, at det er et menneske, der er engageret i deres barn, som skriver."



5. Skriv korte og simple sætninger

"Sætningerne må ikke være for tunge, fordi så risikerer man, at læseren simpelthen stopper med at læse."