GUIDE: Sådan får du størst udbytte af den årlige MUS

Spild af tid! Hvis du hører til dem, som synes, at den årlige medarbejderudviklingssamtale ikke rigtigt fører nogen steder hen, kan det meget vel skyldes, at du ikke forbereder dig godt nok.

»Både leder og pædagog skal forberede sig på, hvad de vil tale om. Ellers kan samtalen ikke blive en løftestang for hverken medarbejder eller institution,« siger Anja Smaakjær. Hun er uddannet pædagog og har et konsulentfirma, hvor hun rådgiver ledere og medarbejdere i blandt andet daginstitutioner om MUS.

Anja Smaakjær har mødt mange ledere, som siger, at de ikke behøver at holde organiserede samtaler, fordi de taler meget med deres medarbejdere til hverdag. Men daglig snak kan ikke erstatte en formel udviklingssamtale, hvor man sætter fokus på den enkelte pædagog og også kommer ind på emner, som kan være svære at tale om i forbifarten.

»I den gode MUS lytter lederen og forsøger at forstå, hvad der rører sig hos pædagogen. Derfor skal lederen spørge ind til det, pædagogen siger, så pædagogens ønsker til fremtiden bliver klarlagt,« siger Anja Smaakjær, der har skrevet e-bogen ’Sådan undgår du, at MUS er spild af tid – 3 tips til hvordan dine MUS øger bundlinjen’.

At forberede og gennemføre en udviklingssamtale tager tid for begge parter, men den er givet godt ud, mener Anja Smaakjær, fordi lederen får pædagogernes kompetencer og idéer til forandringer frem i lyset. Samtidig bliver pædagogerne mere motiverede, når de får opmærksomhed.

»Lederen skal have et mål med samtalerne, og det skal pædagogerne kende, så de kan forberede sig. Hvis lederen vil fokusere på trivsel, kan hun for eksempel bede pædagogerne om at tænke over, hvad hun selv skal have fokus på, for at de trives på arbejdspladsen. Lederen skal så være klar til at høre svarene og vil til gengæld opleve, at det, der motiverer den enkelte til at gøre en ekstra indsats, er forskelligt. Det gælder om at bruge ressourcerne bedst muligt, så pædagogerne trives i jobbet.



Derfor MUS

På arbejdspladser inden for staten skal der gennemføres årlige, tilbagevendende MUS. Det har været en del af overenskomsten siden 1999. Det samme gælder for hele det kommunale område, hvor det har været et krav siden 2008.

På det private arbejdsmarked er det frivilligt, om man vil holde MUS, men der er rigtig mange private virksomheder, der gør det alligevel.

Formålet med MUS

MUS skal sikre, at den enkelte pædagog trives, men også at pædagog og job udvikler sig sammen til gavn for både medarbejder og institution.

I bør tale om

Det seneste år: Hvordan er det gået med dine opgaver og præstationer?

Aktuelt: Hvordan trives du i jobbet? Hvordan er dit samarbejde med kolleger og leder? Hvordan er dit faglige engagement?

Fremtiden: Hvad kræver dine opgaver af udvikling og nye kompetencer? Hvilke faglige og personlige udfordringer står du over for? Hvordan kan vi sammen sørge for, at du kan imødekomme dem?

I bør ikke tale om

Meget personlige ting, hvis du ikke ønsker det. Du sætter selv grænser.

Dine kolleger, med mindre de indgår i en vigtig faglig eller arbejdsmiljømæssig pointe.



Rammen skal være professionel

Det kan være fristende at skabe hygge og omsorg med stearinlys og kaffe på bordet og ved at lade MUS foregå i en sofa. Men det lægger op til en uformel og venskabelig samtale. En formel samtale på arbejdspladsen er ikke et hyggemøde, men skal foregå i en professionel ramme. Det er også vigtigt, at I kan tale sammen i fred og ro uden at blive forstyrret af telefoner og e-mails.



Tips og gode råd til pædagogen

Selvom du og din leder helst skal gå glade fra MUS, kan du udtrykke både ønsker, krav og kritik under samtalen. Det kræver, at du forbereder, hvad du vil sige, og hvordan du vil sige det.

Før samtalen

● Mød forberedt op.

● Sæt dig ind i den måde, din leder kører MUS på. Hvis lederen bruger et samtaleskema, så forbered dig til alle punkter.

● Sæt ord på dine opgaver, dine kompetencer, dit ansvar og dine resultater, og overvej, hvilke ønsker du har til det kommende år: Har du lyst til nye opgaver? Har du behov for kurser eller uddannelse? Tjek dine muligheder, så du kan stille konkrete forslag.

● Formuler i dit hoved og på papir, hvordan du vil argumentere for dine ønsker. Bind en rød tråd til dine opgaver, så du kan sige: 'Det vil være en fordel, at jeg kommer på dette kursus i Marte Meo, for så kan jeg bedre bidrage til, at vi når vores mål for børnene'. På den måde viser du, at du ikke kun vil øge din værdi på arbejdsmarkedet, men også vil tilføre ny viden til institutionen.

● Hvis du selv har en liste med emner, du vil ind på, kan du krydse af undervejs og samle op på eventuelle manglende punkter til sidst.

● Hvis du giver lederen listen på forhånd, kan han eller hun give dig svar på punkterne med det samme. Men MUS er ikke et tag selv-bord, så vær realistisk i dine ønsker.

● Hvis du har kritik af din leder, så overvej nøje, hvordan du kan sige det på en respektfuld måde.

Under samtalen

● Vær konstruktiv.

● Hvis du er nervøs, så fortæl det. Så sender du et signal til lederen om, at det kræver en ekstra indsats at gøre dig tryg.

● Gå til MUS med den gensidige respekt, som du og din leder gerne skulle have for hinanden til daglig, og før samtalen i en imødekommende tone.

● Din leder er ikke tankelæser, så giv udtryk for, hvad du er tilfreds eller utilfreds med, men også hvad du gerne vil. Så tænker lederen måske på dig næste gang, der dukker en relevant mulighed op.

● Tal kun for dig selv, så lad være med at bruge ’man’ eller ’vi’. Sig i stedet: ’Jeg oplever, at …’

● Vær parat til at modtage kritik. Gå ikke straks i forsvarsposition, selvom du føler, at du yder dit bedste. Måske har kritikken noget på sig, så få din leder til at være konkret, og bed om forslag til løsninger.

● Hold styr på fysiske uvaner, som kan få dig til at fremstå uprofessionel. Undgå at klø dig i næsen, blinke ukontrollabelt, sidde uroligt på stolen, lade blikket flakke rundt eller sige ’Øh’ hvert andet øjeblik.

● Hold en lille pause, når du har brug for at tænke dig om. Lidt stilhed er meget bedre, end at du buser ud med noget uovervejet.

Efter samtalen

● Følg op. Som afslutning på samtalen – eller efter samtalen – udarbejder du og din leder en handlingsplan for det næste år. Aftal, hvad du selv har ansvar for at gå videre med, og hvad din leder skal sørge for.

● Vent ikke til næste MUS med at følge op. Stik gerne hovedet ind til lederen, og spørg, om han eller hun er på vej med noget konkret.

● Gå hvert punkt på listen igennem til næste MUS og evaluer på, om målene er opfyldt, eller om nogle af dem skal med igen.



Tips og gode råd til lederen

Som leder skal du bruge MUS til at skabe gevinst for institutionen. Med et mål for samtalerne sikrer du, at pædagogernes og institutionens udvikling hænger sammen.

Før samtalen

● Sæt et mål. Tænk over, hvilket resultat du ønsker at opnå? Skal MUS bruges til at skabe trivsel, øge motivationen, opnå bedre resultater med børnene eller finde fælles fodslag?

● Når du har dit mål klar, kan du skitsere vejen til at nå det: Hvilke konkrete punkter vil du omkring?

● Indkald til et fællesmøde, hvor du fortæller om dit mål, og hvordan du griber samtalerne an, så pædagogerne har god tid til at forberede sig.

● Planlæg forløbet for samtalen. Du er mødeleder og har ansvaret for, at I når i mål. Overvej også, hvad du kan gøre, hvis samtalen ikke går, som du havde forestillet dig. Hvad kan du tilbyde, hvis I ikke kan blive enige?

● For at MUS kan blive en gevinst for institutionen, skal du både have den enkelte pædagog og det samlede personale in mente.

Under samtalen

● Lyt til pædagogen. Begynd gerne med lidt smalltalk og spørg til, hvad der optager pædagogen lige nu. Hvis pædagogen kommer lige fra en konflikt mellem nogle børn, kan det være svært at koncentrere sig.

● Skab en tryg og fortrolig stemning, hvor der er rum for åbenhed. Lyt opmærksomt, stil åbne spørgsmål, og søg at forstå pædagogens ønsker for fremtiden.

● Fremlæg dine idéer, overvejelser og forslag på en konstruktiv måde.

Samtalen kan indeholde både ros og ris. Formuler dig klart og brug konkrete begrundelser og eksempler.

● Vær selv åben for kritik.

● Sørg for, at I både når alle væsentlige punkter og overholder tiden.

● Det er dit ansvar, at I ender med en fælles forståelse for de aftaler, I indgår, for eksempel ved hjælp af et kort referat. Aftal konkrete ­ændringer med målbare mål og dato for opfølgning.

Efter samtalen

● MUS slutter ikke, når I forlader mødelokalet, eller når I har skrevet handlingsplanen under. For at få effekt af MUS skal du følge op på både medarbejder- og institutionsniveau, så resultaterne fra samtalerne ikke går til spilde, og så du får koordineret de samlede udviklingsplaner.

● Sammen med den enkelte pædagog har du ansvar for at følge op på de aftaler, I har indgået. En god opfølgning sikrer, at I begge oplever, at MUS har værdi, fordi det bliver synligt, at samtalerne fører til udvikling.



De værste fælder

Pædagogen

Når MUS stort set er den eneste gang om året, du taler med din leder på tomandshånd.

Når det holder dig fra at tage emner op, som ellers er vigtige for dig.

Når du buser ud med alt for mange personlige ting, så du bagefter føler, at du har talt over dig.

Lederen

Når du udskyder samtalen, fordi der er dukket et vigtigt møde op.

Når du lægger al fokus på det, pædagogen gør dårligt eller ikke kan.

Når du taler for meget. Du har 30 procent af tiden og pædagogen resten.



Kilder til guiden: konsulent Anja Smaakjær, arbejdsmiljøweb.dk, arbejdsmiljoviden.dk, lederweb.dk, hk.dk, jobzonen.dk, teknologisk.dk og kompetenceweb.dk.