Personalemødet

Sådan sikrer du et godt personalemøde

Mødets struktur skal understøtte mødets indhold

• Det er vigtigt, at mødet har en dagsorden uden for mange faste punkter. Ved kun at tage aktuelle ting op, kan du lettere fastholde alles interesse og dermed skabe et mere levende møde.
• Aftal på forhånd, hvem der er ansvarlig for enkelte punkter på dagsordenen og markér det på hvert enkelt dagsordenspunkt. Så ved man hvem, der indleder punktet, og der er som udgangspunkt én, der har forberedt punktet.
• Dagsorden skal ud i ordentlig tid, så alle kan nå at forberede sig.
• Det er spild af tid at orientere om noget, medarbejderne kan orientere om via opslagstavlen eller på institutionens hjemmeside – hvis det vel at mærke kun er en orientering, der ikke skal drøftes.
• Hvert punkt afsluttes med en konklusion. Det kan være en fælles beslutning, en tilkendegivelse om, hvem der arbejder videre med spørgsmålet, en indstilling til lederen om, hvad personalet synes, lederen skal melde videre opad i systemet osv. Uanset hvordan konklusionen ser ud, skal den skrives ned i et referat.
• I bør overholde det aftalte start- og sluttidspunkt for mødet.

Deltagerne skal involveres

• Et godt møde er dynamisk og involverende. Derfor er det vigtigt at være bevidst om mødets form. Der er mange måder at holde møder på. I behøver ikke nødvendigvis at sidde sammen rundt om et bord og tale i den rækkefølge, der fremgår af talerlisten. I kan tage en runde hele bordet rundt. I kan ‘summe’ sammen to og to, inden I tager fat på punktet i plenum. I kan arbejde i grupper. I kan spille rollespil.
• I skal selvfølgelig vælge en form, der passer til indholdet af dagsordenspunktet, og I skal være opmærksom på hvilken form, der passer med personalegruppen. Men som udgangspunkt er det godt at variere formen – det skaber liv og skærper opmærksomheden.

Opfølgning på beslutninger

• Hver gang I træffer en beslutning – stor eller lille – skal det fremgå af referatet fra personalemødet. Notér, hvad beslutningen går ud på og hvem, der er ansvarlig for hvad. En tidsramme skal også fremgå. Det er i sidste ende lederens opgave at sikre, at der bliver fulgt op på beslutningerne

Hvordan tager I hånd om konflikter på et personalemøde?

• Det første vigtige skridt er at acceptere, at der er en konflikt og ikke være bange for den. Det er vigtigt, at lederen signalerer, at konflikter på arbejdspladsen ikke er fremmede for ham/hende, og at konflikter er til for at løses. Det er også vigtigt at huske, at en konflikt blot er en modsætning – og at modsætninger rummer muligheder for udvikling.
• Find rette tid og sted til at tage konflikten op. Det er ikke sikkert, at det er personalemødet. Opstår der på et personalemøde en konflikt, som ikke kan løses i det regi, må du som leder gribe ind og aftale med parterne, hvornår I kan mødes og tale problemet igennem.
• Tager I konflikter op på et personalemøde, er det lederen, der har ansvaret for at lede processen, eventuelt sammen med tillidsrepræsentanten.
• Opstår der konflikter på institutionen, som synes uoverskuelige og uløselige, kan det være en god idé at hente hjælp udefra. Det ideelle er, at den beslutning ikke træffes ensidigt af lederen, men at personalet i en fælles erkendelse af, at der er en konflikt, deltager i beslutningen om at hente bistand udefra.