Sådan giver du gode anbefalinger og referencer

»Jeg har oplevet tilfælde, hvor der aldrig har været en tjenstlig samtale eller en plet på personalesagen. Men når pædagogen så skal søge nyt job, kommer der pludselig en beskrivelse fra den tidligere leder om, at de ikke er særlig gode til relationer eller er ustabile i deres fremmøde, uden samtidig at nævne, at fraværet var i en afgrænset periode, og at det for eksempel skyldtes en graviditet,« siger Maja Faust Rasmussen, jurist i BUPL Aarhus.

Problemet er ifølge juristen, at en reference langt fra altid er saglig, konkret og loyal, selvom den skal være det.

»Man kan have mange subjektive holdninger til en person, men hele referencesystemet hviler på objektivitet. Som leder skal man være i stand til at se objektivt på en medarbejder og lægge sine egne følelser til side,« fastslår Maja Faust Rasmussen.

Her får du gode råd om at give anbefalinger og være reference:

OM ANBEFALINGER

Mange medarbejdere ønsker en anbefaling, når de fratræder deres stilling. Som leder er du ikke forpligtet til at give en anbefaling, men kun til at bekræfte ansættelsesforholdet. Hvis du skriver en anbefaling, er der disse råd:

Vær altid positiv
Det er god kutyme, at anbefalingen skal have en positiv værdi og spille medarbejderen stærk. Det er usædvanligt at give negative bemærkninger og kritik i en anbefaling. Undlad at beskrive manglende kvaliteter eller svagheder (omvendt kan du også selv kigge efter, hvad der er udeladt i anbefalinger, når du skal ansætte).

Skriv i fem afsnit
Indholdet i en anbefaling kan opdeles i fem afsnit:
1. Fakta: Persondata, ansættelsesperiode, stilling, orlovsperioder og årsag til ophør af ansættelsen.
2. Opgavebeskrivelse: Beskriv medarbejderens opgaver, ansvar, beføjelser og på hvilket niveau i organisationen.
3. Jobkrav: Hvilke kompetencekrav har der været til medarbejderens færdigheder, erfaring og uddannelse samt de mest markante personlige egenskaber. Vær kortfattet, saglig, faktuel, og gem de levende beskrivelser til næste afsnit.
4. Kvaliteter: Her skal du måle medarbejderens indsats op imod afsnit 2 og 3. Hvor godt har medarbejderen præsteret? Beskriv de personlige kvaliteter og færdigheder.
5. Opsamlende vurdering: Her afrunder du med en samlet anbefaling og en opsummerende bedømmelse i få sætninger.

Du må godt sige nej
Sig nej til at skrive en anbefaling, der ville blive en skriftlig kritik. Hvis du ikke kan anbefale medarbejderen skriftligt, så vær ærlig og sig: ’Jeg kan desværre ikke give dig en god anbefaling. Jeg vil gerne skrive om din ansættelse, men jeg kan ikke være entydigt positiv. Men jeg vil selvfølgelig gerne levere en reference, og jeg vil også gerne snakke med dig om, hvad jeg har tænkt mig at sige.’

OM REFERENCER

Der må kun indhentes reference, hvis ansøgeren har givet udtrykkeligt samtykke, og kun til de referencer, som ansøgeren har givet. Før du giver eller indhenter referencer, bør du undersøge, om der i din kommune er tradition/regler for, hvordan en reference skal gives. Punkterne her kan give dig inspiration.

Vær objektiv
Som leder skal du være professionel og i stand til at vurdere en person objektivt – også selvom I har haft en dårlig relation. Hvis der bliver spurgt ind til en opgave, så skal du kunne sætte dig udover din egen subjektive mening og svare på, hvordan vedkommende løser den opgave.

Vær saglig, konkret og loyal
En ansættelse i det offentlige skal leve op til god forvaltningsskik. Det betyder, at en reference fra en tidligere arbejdsplads skal give det fulde billede og hele sandheden om en ansøger. Den må godt være både negativ og positiv. Hvis medarbejderen faktisk er ustabil, så må du ikke bare lyve om det i en reference, men det skal formidles ordentligt og nuanceret. En reference skal leve op til principperne om at være:
SAGLIG betyder, at referencen skal være objektiv og holde sig til kendsgerningerne uden at inddrage personlige vurderinger.
KONKRET betyder, at referencen skal tage udgangs¬punkt i virkelige forhold og ikke i ’synsninger’.
LOYAL betyder, at referencen giver et fyldestgørende billede af pædagogen.

Svar kun på spørgsmål
Svar kun på det, du bliver spurgt om. Er du referencegiver, vil det være fint at lade referencetageren styre samtalen og stille spørgsmålene og så bare svare på dem. Så undgår du at komme ud i subjektive vurderinger og snakke dig ind på et spor, hvor du ikke længere er objektiv.
Hvis der kun bliver spurgt ind til alt det, der kan have negativ klang, er det også vigtigt, at du fortæller om eventuelle fine kompetencer, som du synes er noget særligt.

OBS! Ingen fortrolige oplysninger
Når en potentiel arbejdsgiver tager en reference, må man som udgangspunkt spørge ind til det samme, som man ville gøre til en ansættelsessamtale. Det vil for eksempel sige, at man ikke må spørge ind til rent private forhold, ansøgerens helbredsoplysninger, strafbare forhold, væsentlige sociale problemer eller andre fortrolige oplysninger.

Kilder: Maja Faust Rasmussen, jurist i BUPL Århus, forvaltningsloven, Lederweb