GUIDE: Sådan gør du virksomhedsplanen til din partner

Hvis forældre vælger at indmelde deres børn i den selvejende private børne­have Floravej i Kolding, har de ofte på forhånd læst børnehavens virksomhedsplan. Den giver nem adgang til informationer om alt muligt lige fra det pædagogiske grundsyn til fordelingen af opgaver.

»Virksomhedsplanen er et vigtigt informationsredskab både i forhold til forældre og til studerende, der gerne vil vide, hvad vi er for et sted. For en privat børnehave er sådan en plan vigtig, når vi skal vise omverdenen, hvad vi står for,« siger leder Marijanne Holmberg Frandsen.

Pædagog Trine Bauer ved fra sin dagligdag, at nye forældre er meget interesserede i at læse om børnehavens grundværdier, men også internt spiller virksomhedsplanen en rolle.

»Når vi har den til gennemsyn, giver det lejlighed til at tjekke, om vi lever op til vores pædagogiske værdier, og til at stramme op, hvis der er noget, som ikke er godt nok. På den måde er den med til at holde os fast på det, vi står for,« siger hun.

Marijanne Holmberg Frandsen supplerer:

»Virksomhedsplanen kommer på bordet, når der er personalemøde, ved møder i bestyrelsen, og når vi hvert kvartal evaluerer vores læreplanstema. Den kommer også på bordet, når vi har tilsynsmøde med kommunen en gang om året. På den måde er den en integreret del af vores arbejde.«

Virksomhedsplanen så dagens lys for 10 år siden, da børnehaven var kommunal. Siden er planen blevet videreført og har haft sin faste plads på børnehavens hjemmeside.

»Det er en vigtig tekst, når der en gang imellem skal ansættes en ny medarbejder. Så kan vedkommende se, hvad vi står for, og vi kan sikre, at der er en fælles forståelse af, hvordan vi driver børnehave,« siger Marijanne Holmberg Frandsen.

En ting er vigtig at huske: En virksomhedsplan skriver ikke sig selv, og den skal holdes opdateret.

»Det kan vi godt glemme, når der sker noget nyt. Et det vigtigt, bliver det heldigvis som regel opdaget, næste gang planen kommer på bordet ved et møde,« siger børnehavelederen.



Gør værdier aktive

Overordnede værdier kan nemt blive glemt i en travl hverdag. Det er en af grundene til, at det er godt at have en virksomhedsplan. Leder Marijanne Holmberg Frandsen, Børnehaven Floravej i Kolding, kommer med et eksempel:

»På et tidspunkt overvejede vi at gøre mindre ud af den måde, vi modtager børnene på om morgenen, fordi det kneb med tiden. Så tjekkede vi, hvad der står i virksomhedsplanen, og her kunne vi se, at det ville være imod vores værdigrundlag. Vi besluttede at holde fast og finde en anden måde at løse tidspresset på. På den måde er virksomhedsplanen et godt internt arbejdsredskab.«



Hvad skal I?

Det er ikke lovpligtigt at udarbejde virksomhedsplaner. I en række kommuner kræver børne- og ungeforvaltningerne, at institutionerne udarbejder årlige virksomhedsplaner. Andre steder er det op til den enkelte institution selv at bestemme, om de vil gøre det.



Hvem skriver I for?

Uanset om det er frivilligt eller ej, er det en god idé at overveje, hvordan en virksomhedsplan kan blive et aktiv for institutionen.

På leder- og medarbejdermøder kan man diskutere:

● Hvordan bruger I virksomhedsplanen og værdierne internt til at skabe en dynamisk hverdag?

● Hvordan kan vi bruge virksomhedsplanen eksternt – til at profilere os pædagogfagligt over for forældrene, kommende medarbejdere, samarbejdspartnere, andre borgere, forvaltningen eller politikerne?



Hvad skal med?

Tidligere havde mange børne- og ungeforvaltninger fastlagte skemaer og indholdsfortegnelser for, hvordan virksomheds­planer skulle opbygges. Resultatet var planer med masser af tekst uden ret meget indhold.

I dag er der ofte mulighed for at udarbejde planen, så den passer til institutionen og kun indeholder de punkter, der er vigtige for institutionen.

Det kan være:

● Beskrivelse af institutionen. Hvem, hvor, hvor mange, hvornår og så videre.

● Det særlige ved institutionen. Det kan være, hvordan der i hverdagen arbejdes dynamisk med værdigrundlag, læreplaner, fordeling af opgaver og pædagogiske tiltag, 

● En evaluering af den forgangne periode. Har man levet op til det særlige og til de konkrete mål?

● Det faglig fokus, man har for tiden?

● Begrundelser for, hvorfor man lige netop har det fokus.



Find en god udtryksform

Selvom der er lagt mange kræfter i det, kan en virksomhedsplan ende med ikke at blive brugt til noget, fordi den er en masse tætskrevne sider i en A4-mappe. Så der er god grund til at finde ud af, hvordan planen får en form, som gør den appetit­vækkende og nem at bruge.

Hvad med at

● lægge planen på hjemmesiden og nøjes med at skrive kort og letlæseligt om hvert punkt?

● forsyne planen med still-billeder, så brugerne kan se, hvad der tales om?

● producere nogle små videoer, der viser ’værdier på arbejde’?

● lægge videointerview med ledere og medarbejdere på hjemmesiden, så forældre og andre kan se og høre, hvad personalet tænker om det at være barn i netop denne institution.



Alle skal med på råd

Uanset hvordan I vil bruge virksomhedsplanen, er det en god idé at tage alle parter med på råd, når det skal fastlægges, hvad den skal indeholde, og hvordan den skal opbygges.

● Forældrene. Spørg for eksempel forældrene om, hvilke informationer de ønsker, og hvilken form de synes fænger bedst.

● Børnene. Snak med børnene ud fra spørgsmålet: Hvad sker der på en god dag i børnehaven?

● Medarbejderne. Tal sammen medarbejderne imellem. Alle ved, hvad de har brug for, sådan at de kan holde fast i værdier og læreplaner.

● Ledelsen. Den skal kunne bruge planen, når den arbejder med strategisk ledelse.

● Forvaltningen. Den skal kunne bruge planen til at se, hvordan institutionen lever op til kommunens og egne mål.



Skab troværdighed og en god arbejdsplads

Det er godt at berette om fine værdier og overordnede målsætninger, men skal virksomhedsplanen kunne bruges, skal den også spejle arbejdet i virkeligheden.

Hvad betyder det i dagligdagen, at ’vi møder børnene, hvor de er?’, eller ’at der er et tæt samspil mellem personale og forældre’?

Måske kan de fine ord gøres forståelige ved brug af eksempler?

En ordentlig virksomhedsplan forpligter, fordi den både hejser flaget og fortæller, hvordan flagstangen og flagsnoren skal placeres.

Derfor kan planen også bruges til at sætte fokus på udfordringer i dagligdagen, så ledelse og forvaltning får øje på dem.

Hvordan skal man kunne leve op til de fine værdier, hvis der er for få medarbejdere på stuen, eller hvis legepladsen er ved at forfalde?

Set fra en medarbejders synsvinkel kan virksomhedsplanen være med til at skabe en bedre arbejdsplads.