Gør møder effektive og rare

Keder du dig på personalemøderne? Får du aldrig sagt, hvad du har på hjerte? Bliver du ikke hørt? Og ved du på forhånd, hvad dine kolleger vil sige?

Hvis du kan svare ja til bare et af spørgsmålene, trænger møderne på din institution til at få et løft. Og hjælpen er netop udkommet i form af en lille bog med gode råd til, hvordan møderne kan blive både effektive, rare og sjove at deltage i.

Didda Larsen og Mikkel Wiese, der har skrevet og designet bogen 'Rare og effektive møder', er begge uddannet i kommunikation og har arbejdet mange år i og med pædagogiske institutioner. De har nu sammen firmaet KommunikerMer, hvorfra de blandt andet holder kurser i mødeledelse.

Didda Larsen og Mikkel Wiese oplever, at alt for mange sidder til møder uge efter uge, hvor de keder sig, ikke er effektive og ikke føler, at de er vigtige for, at mødet bliver godt. Det vil de gerne lave om på.

"Vi ønsker at signalere, at møder ikke kan være effektive, hvis de ikke er rare. Og at de ikke er rare, hvis de ikke er effektive," siger Mikkel Wiese.

"Vi vil gerne lære folk at holde møder, hvor mødedeltagerne bliver taget alvorligt, så de ikke føler, at de spilder tiden," siger Didda Larsen.



Drænet for energi. Mikkel Wiese og Didda Larsen har begge selv spildt meget tid på dårlige møder. Da Didda Larsen arbejdede i et projekt for unge, oplevede hun, at møderne ofte forhindrede hende i at gøre sit arbejde ordentligt.

"Når jeg havde siddet til møde i to timer, var jeg så drænet for energi, og at det var svært at holde fokus og have en god samtale med de unge bagefter," siger hun.

Mikkel Wiese har ofte været til møder, som var hyggelige i et stykke tid, men som blev anspændte, når man kom til det væsentlige.

"Derfor sad jeg faktisk bare og ventede på, hvornår stemningen gik fra hyggelig til anspændt. Og det gjorde, at helhedsindtrykket af møderne ikke var rart," siger han.

Derfor vil de gerne medvirke til at stoppe de frustrationer, som opstår, fordi møde efter møde drukner i snak, uden at der bliver taget beslutninger. De ønsker også at gøre op med den holdning, at møder, der er præget af en nærmest militaristisk disciplin, er supereffektive.



Planlægning og design. Planlægning er kodeordet, hvis man vil have et effektivt og rart møde, mener Didda Larsen og Mikkel Wiese. Man skal planlægge, hvilke punkter der skal på dagsordenen, hvordan man snakker om de enkelte punkter og ikke mindst sørge for en rar stemning omkring mødedeltagerne. Resultatet er, at man når, hvad man skal, og at mødet kan foregå i en god stemning, sådan at deltagerne ikke er drænet for kræfter en halv time inde i mødet.

"Hvis man ved, at et møde har et formål, også for en selv, vil man have det bedre på mødet og tage ansvar for, at det bliver et godt møde. Det opnår man, hvis en eller anden har taget sig af at planlægge mødet med det for øje," siger Mikkel Wiese.

Didda Larsen og Mikkel Wiese anbefaler derfor, at man både har en mødeleder, en mødedesigner og en referent. Mødeleder og mødedesigner skal sammen tilrettelægge mødet, så man når de ting, man skal, men så det også er rart og sjovt. Under mødet skal mødelederen sørge for, at man kommer i­gennem de punkter, man har bestemt.

"Samspillet mellem mødedesigner og mødeleder gør, at alle folk bliver involveret, og alle har mulighed for at komme på banen og føle sig hørt. I en almindelig daginstitution vil vi anbefale, at det går på tur at være mødedesigner og mødeleder, så lederen ikke altid planlægger møderne. Er flere med til at planlægge møderne, føler flere sig også ansvarlige. Hvis alle har prøvet at sidde som mødeleder og stå med ansvaret for et møde, vil man være meget sødere ved den kollega, der næste gang leder mødet. Og så er det jo god træning i at sige noget i en forsamling," forklarer Didda Larsen.



Hvad snakker vi om? I bogen introduceres en mødeskabelon, som Mikkel Wiese og Didda Larsen kalder DÆBI: Drøftelse, Æstetik, Beslutning og Information. Den gør møderne nemmere at gennemføre, fordi alle er klar over, hvad der skal snakkes om, og hvordan.

"Det er ikke godt for effektiviteten, hvis de fleste af mødedeltagerne er i refleksionens domæne med en masse tanker om, at tingene kunne gøres anderledes, hvis det punkt, man er i gang med, bare er et orienteringspunkt. Som mødeleder kan man derfor hjælpe møde­deltagerne, hvis man viser dem, hvad man inviterer dem til," forklarer Didda Larsen.

I øvrigt anbefaler parret, at man mini­merer antallet af orienteringspunkter, for dem kan man formidle på andre måder.

"Vi synes, at man skal bruge møde­deltagerne til noget. Der skal være en god grund til, at de skal være til lige netop det møde," siger Didda Larsen.

Parret har fået meget positiv respons på DÆBI-metoden. Det er så simpelt at følge skemaet, at de pædagoger, der er blevet under­vist i det, siger, at det kan man gøre til hvert møde, uden at det tager ekstra tid. Samtidig oplever de, at det gør en stor forskel.

"DÆBI er den hurtigste måde at komme i gang med at gøre noget ved sine møder og samtidig få en mærkbar effekt," siger Didda Larsen.



Plads til grin og hygge. Æstetikken på møderne er for Mikkel Wiese og Didda Larsen et mål i sig selv. De har alt for ofte set nedslidte og trætte pædagoger sidde på møder og være flade, uden at nogen har gjort noget for at muntre dem op. Det vil de gerne lave om på, for møder skal være rare for deltagerne, hvis de skal føre til noget.

Det kan bare være, at der er lidt frugt, kaffe og kage, et tændt stearinlys eller blomster på bordet. Men det kan også være, at møde­designeren har udtænkt en lille event, der gør, at man griner lidt sammen, før mødet begynder.

"Så længe æstetikken ikke gør mødet væsentligt længere, mener vi, at æstetik kan støtte op om, at mødet både bliver effektivt og rart. Vi har oplevet, at selv små ting har en stor effekt. Det er nemmere at skabe noget effektivt sammen, hvis man føler sig tryg og vågen," siger Mikkel Wiese.



På hat med mødet. Møder kan også være ineffektive og dræbende kedsommelige, fordi deltagerne hele tiden taler forbi hinanden. Det sker ofte, fordi mange af mødedeltagerne er fastlåste i deres positioner og perspektiver på tingene. Didda Larsen har oplevet det på mange møder.

"De samme mennesker sad uge efter uge på møder og havde en bestemt position, uanset hvad mødet handlede om. Det blev aldrig givtige og gode møder, hvor vi følte, at vi kom videre. Derfor tilbyder vi en teknik med tænkehatte, som tvinger folk over i nogle andre positioner, end dem de er vant til at indtage. De får stadig lejlighed til at sige, hvad de tænker, men forskellige hatte med forskellige farver gør, at alle kan indtage den samme position til det emne, man taler om. Og det er der, man rykker sig. For hvis folk altid reagerer på samme måde, rykker ingenting sig," siger hun.

Taler alle for eksempel med den røde hat på, indebærer det, at alle taler samtidig ud fra deres følelser. Hver får et minut til at tale om emnet, ud fra hvad de føler. Bagefter kan man tage den sorte hat på og tale om, hvilke bekymringer, der kan være i forhold til det emne, man diskuterer. Til sidst tager man den blå hat på og samler op på alle perspektiverne.

"Idéen er, at vi taler om alle perspektiver på samme tid, og at vi kommer rundt om alle perspektiverne. Man gør det styret, og tænkehattene er gode til at gå fra, at alle sidder med hver deres perspektiv og kæmper for det, til man tager sagen alvorligt og alligevel får lov til at sige det, man gerne vil," forklarer Didda Larsen.

Ud over en rød, en sort og en blå hat, kan man også tage en hvid, en gul og en grøn hat, som bringer flere perspektiver ind i diskussionerne. Parret har opfundet en pink hat, fordi de synes, at der manglede en mulighed for at tage en andens perspektiv.

"Når man bytter perspektiv og skal prøve at se tingene fra den andens synsvinkel, sker der noget. Vi kender det fra vores arbejde med familier, hvor man skal bringe teenagere og deres forældre sammen igen. Men man kan jo prøve det af på leder/medarbejder-forholdet eller i forhold til forældrene. Det giver altid stof til eftertanke at se tingene fra andres perspektiv, og det resulterer i diskussioner, der rykker," siger Mikkel Wiese.



Forandring fryder. Det virker allermest fornyende på møder, at man gør noget andet end det sædvanlige. Det vidner et citat fra en pædagog om: 'Mange møder kørte dårligt. Vi besluttede at skifte lokale. Det blev det bedste møde nogensinde. Folk kom ud i grupper. Det, at vi skiftede rammer, gjorde noget, og vi fik involveret alle'.

"Det er utroligt simpelt, og forskellen er alligevel stor," siger Mikkel Wiese. Men han tror også, at det har afgørende betydning, at viljen til bedre møder er til stede på en arbejdsplads.

"Bare det, at nogle anstrenger sig for at skabe bedre møder, og at lederne giver plads til det, er med til at skabe store forandringer."

Didda Larsen mener, at oplevelsen af, at kollegerne har gjort noget særligt ud af mødet, kan forandre indstillingen til møder.

"For så får man lyst til at give en helt anden respons. Man bliver en lille smule taknemmelig, en lille smule overrasket og en lille smule nysgerrig og glad. Man oplever, at nogen har glædet sig til at se én og vil tage det, man siger alvorligt. Og så er man allerede på vej til meget bedre møder," siger hun. Mød Mads og Conni til rædselsmøde

Mikkel Wiese og Didda Larsen underviser mange pædagoger i effektive og rare møder. Og for at vise, hvordan det kan gå, når der ikke er tænkt ordentligt over mødet, optræder de som Mads og Conni. Mads er en mand med følelserne uden på trøjen. Hvis der er sket noget i børnegruppen den dag, insisterer han på at tale om det, selvom der er andre vigtige ting på dagsordenen. Conni er strukturfacist. Hun er mødeleder og har lavet en dagsorden, som hun har sendt ud for to uger siden. Hun er træt af, at Mads aldrig har læst den og kommer på mødet med nye punkter. Det er der ikke plads til, hvis de skal nå den omfattende dagsorden. Eksemplet viser tydeligt, hvad der sker, hvis mødedeltagerne er i forskellige domæner og ikke snakker om det samme. Eller hvis de har meget forskellige perspektiver på det.



Conni: Mads, hvorfor kommer du først nu. Mødet har været i gang i 10 minutter?

Mads: Har du lagt mærke til, at Kim ikke er helt sig selv i dag?

Conni: Det er tid til at gå i gang med første punkt på dagsordenen. Og det er, at vi skal melde ind til centralforvaltningen ...

Mads: Har du mødt Selma her til morgen?

Conni: ... om budgettet for 2009. Punkt to handler om budgettet for 2010 og punkt tre om budgettet for 2011. Jeg vil høre, om der er nogen, der har indvendinger mod dagsordenen? Nej, så går vi bare i gang.

Mads: Kunne vi snakke om det med Selma?

Conni: Mads, det kunne være rart, hvis du sendte punkter til dagordenen to uger før. Jeg kan ikke være mødeleder og samtidig sidde og lytte til dig, det går bare ikke. Det første punkt er et orienteringspunkt ...

Mads: Jeg tror, at det vil få nogle konsekvenser for vores forældresamarbejde, hvis vi ikke tager sådan nogle episoder op, som dem der skete her til morgen.

Conni: Er der ikke nogen, der kan sige noget til ham? Han snakker bare løs. Jeg forstår ikke, hvorfor I ikke hjælper mig her, altså. I siger aldrig noget.

Mads: Du ved godt, hvor sur Selmas far kan blive, så jeg tror, at vi må tage det lidt alvorligt. Og så har jeg faktisk også tænkt på en anden ting. Måske griber vi morgensituationen forkert an. Vi kan godt gøre det mere hyggeligt.

Conni: Kan vi gå i gang med mødet i stedet for det der sludder? Helt ærligt, centralforvaltningen forventer noget omkring økonomien. Hvornår har du sidst afleveret bilag?

Mads: Hvorfor er du overhovedet blevet pædagog?



5 tips til gode møder

1. Benyt dig af tredelingen: mødedesigner, mødeleder og referent.

2. Lav en inspirerende mødeindkaldelse og fortæl, hvor meget du glæder dig til at se deltagerne.

3. Indled mødet med det, som italienerne kalder antipasta. Gerne noget appetitvækkende, sjovt, rart eller overraskende.

4. Skriv eller fortæl ved hvert punkt på din dagsorden, hvad du har af forhåbninger til dine mødedeltagere. Gør det indbydende på samme måde, som en god italiensk kok ville præsentere sin menu for restaurantens gæster.

5. Kun rare møder er gode møder. Vær derfor opmærksom på at tale til det bedste i dine mødedeltagere.



'Effektive og rare møder' kan gratis downloades på www.kommunikermer.nu

Vil man hellere eje bogen, kan den bestilles på mail kontakt@kommunikermer.nu for cirka 200 kroner + porto.