GUIDE: Sådan får du styr på din tidstype og bliver bedre til at planlægge

Pludselig får man en forklaring på, hvorfor Bettina lige snupper en kop kaffe mere, selvom mødet allerede er gået over tid, eller hvorfor Niels rigtig tit kommer for sent – de er jo tidsoptimister! Hvis du selv er tidsrealist, eller især hvis du er tidspessimist, synes du, Bettina og Niels udviser disrespekt over for din tid. De to tidsoptimister er omvendt trætte af din firkantede, dominerende og sågar idédræbende måde at ville styre tiden på.

»Det er vigtigt at forstå, at der som regel ligger positive intentioner bag tidstypernes forskelligartede handlinger. Men kender man ikke hinandens tidstype, kommer man nemt til at låse hinanden fast i nogle uhensigtsmæssige stereotyper, og det kan gøre det daglige samarbejde besværligt,« siger Trine Kolding.

I begyndelsen skelnede hun blot mellem, om folk var tidsoptimister eller tidsrealister, men efterhånden blev hun opmærksom på, at det var vigtigt af have den tredje type, tidspessimisten, med også:

»Tidstyperne er mere nuancerede, end jeg først var opmærksom på. Tidstypernes adfærd er præget af såvel deres præferencer, dvs. deres naturlige forhold til tid, og af påvirkninger fra deres omgivelser. Eksempelvis kan en tidsrealist, der arbejder sammen med en tidsoptimist, opleve at få tidspessimistiske tendenser som modreaktion på tidsoptimismen,« forklarer Trine Kolding.

Når du sammen med kollegerne skal i gang med at afdække jeres tidstyper, så start med at stille hinanden nogle spørgsmål om, hvordan I hver især ser på planlægning, tidsfrister og mødetider. Find ud af, om I er til lister, skemaer og planer, eller om man foretrækker en tom kalender. Brug evt. skemaet tidstypeprofilen i bogen ’Kend din tidstype’.



Trine Kolding har udviklet et tidstypeunivers med tre tidstyper:

● tidsoptimist

● tidsrealist

● tidspessimist



Hun har erfaring med, at det kan give nogle sjove og lærerige diskussioner på arbejdspladserne, når man skal finde ud af, hvilken tidstype man selv og kollegerne er.



Kendetegn for de tre tidstyper

Tidsoptimisten: I sidste øjeblik eller for sent. ’Det tager kun fem minutter.’

Tidsrealisten: Til tiden eller lidt før. ’Hvor lang tid tager det?’

Tidspessimisten: I rigtig god tid. ’Har vi tid nok?’



Det får du ud af det?

Hvorfor investere sin sparsomme tid på at indarbejde en ny vane, hvis du ikke får noget ud af det? Find derfor ud af, hvad du har mest lyst til eller brug for at ændre, holde op med eller begynde med. Og beskriv så, hvad dit udbytte af den nye vane vil være.



3 TIDSTYPER – SÅDAN KENDER DU DEM

De tre tidstyper er: tidsoptimisten, tidsrealisten og tidspessimisten. Ingen af tidstyperne er bedre eller ringere end de øvrige. Tidstyperne er udtryk for forskellige måder at opfatte og forholde sig til tid på, og hver tidstype har sine styrker og udviklingsmuligheder, mener Trine Kolding.

Tidsoptimisten

Tidsoptimisten kommer jævnligt i sidste øjeblik eller for sent og bruger tit udsagn som: ’Det tager kun fem minutter’ eller ’Vi når det nok – der er masser af tid’. Tidsoptimisten trives bedst ved at arbejde under pres og kan få en følelse af klaustrofobi ved udsigten til langtidsplanlægning, skemaer og struktur.

Tidsoptimisten har i sagens natur et temmelig afslappet forhold til tid og lader sig ikke nemt stresse af deadlines. Hovedparten af alle tidsoptimister trives godt med tidsfrister og især med at løse opgaverne meget tæt på deadline. Forklaringen er, at hvis der er ’for god tid’ til opgaven, har de svært ved at komme i gang, laver flere overspringshandlinger og bruger for meget tid på opgaven.

Fordelen ved at være tidsoptimist er, at man kun arbejder med én opgave ad gangen. Ulemperne er, at det ikke er sundt for kroppen, hvis stressreaktionen sker hyppigt og over en længere periode. Når kroppen er i alarmberedskab, nedprioriterer den at bruge energi og ressourcer på blandt andet immunforsvaret og fordøjelsen. Også kognitivt bliver man påvirket af længerevarende stress.

Tidsrealisten

Struktur og planlægning er nøgleord i tidsrealistens verden. En tidsrealist trives bedst med, at der er nogenlunde styr på tid, opgaver og projekter. Dog ikke for meget, da overdreven struktur kan føles som en spændetrøje. Det er svært at forestille sig en tidsrealist uden en eller flere lister.

At skrive ting ned og planlægge dem er en naturlig del af realistens arbejdsproces. Hun vil samtidig forsøge at medtænke buffertid i planerne, fordi hun udmærket er klar over, at hverdagen er fuld af ad hoc-opgaver så som pludselig opståede begivenheder og telefonopkald. Enten vil hun lægge lidt ekstra tid ind til løsningen af den enkelte opgave eller nogle små buffere i løbet af dagen.

Til forskel fra tidsoptimisten vil realisten forsøge at genforhandle en ny deadline, hvis hun kan se, at det kommer til at knibe med tiden. For realisten er det vigtigt at overholde aftaler og dermed også løbende at afstemme forventninger med omgivelserne. Tidsrealisten har som type nemmest ved at tilpasse sig og få samarbejdet med de øvrige tidstyper til at fungere.

Tidspessimisten

Tidspessimisten stortrives i funktioner med en høj grad af forudsigelighed og langtidsplanlægning. Det gør nærmest fysisk ondt på hende at overskride en tidsfrist eller komme for sent til en aftale. Hun er ekstremt pligtopfyldende, fremadskuende og tænker løbende over, hvad næste skridt er. Tidspessimisten er god til at planlægge og holde struktur, og hun foretrækker job, hvor hun netop kan bruge disse evner.

Er du selv optimist eller realist, og skal du i gang med at planlægge en større opgave eller et projekt, hvor det er vigtigt at overholde deadline, anbefaler Trine Kolding, at du lader en tidspessimist gå planen igennem. Hun vil med garanti finde faldgruber, du end ikke havde overvejet.

Måske også ting, der aldrig kommer til at ske, men hun vil påpege det alligevel, fordi det er bedst at være på den sikre side. Mantraet for tidspessimisten er: Ting tager længere tid, end man tror.

Der findes meget få ægte tidspessimister. Efter Trine Koldings erfaring vil max. 5 til 10 procent af en gruppe bestå af arketypiske pessimister. Ofte er der tale om en tidsrealist, der af forskellige årsager er rykket i retning af tidspessimisme. Et klassisk eksempel er realisten, der har en meget optimistisk chef eller arbejder i et tidsoptimistisk miljø. Enten vil vedkommende forsøge at tilpasse sig optimisterne eller prøve at danne modvægt ved at skrue op for pessimismen.



SÅDAN GØR DU

●Kend de tre tidstypers karakteristika og muligheder, så kan du styrke din effektivitet og forbedre dit samarbejde med andre tidstyper end din egen.

●Stil for en sikkerheds skyld ekstra uddybende spørgsmål om tidsfrister, leveringstid og udførelsestid. Du vil blive overrasket over, hvor forskelligt I kan se på den samme sag.

●Tidsestimering og buffertid er nøgleord for både tidsrealister og -pessimister.



SÅDAN SKAL DU IKKE GØRE

●Antag aldrig, at andre tidstypers udsagn om tid matcher dine.

● Tro ikke, at du er en rendyrket arketype. Det er de færreste.

●Ligesom med andre typer af personlighedstest vil du højst sandsynligt have præference for én tidstype, men samtidig kunne genkende nogle træk fra en eller to andre tidstyper.

●Pas på med lange eller for tidskrævende lister, og husk at op mod 40 procent af vores tid går til ikke-planlagte opgaver.



Vidste du ...

At en af de hyppigste kilder til samarbejdsvanskeligheder tidstyperne imellem er forskellige opfattelser og definitioner af begreber vedrørende tid. Der er stor forskel på, hvad kollegerne mener, når de bruger ordene ’haster’ eller ’snart’, ’lige om lidt’ eller ’et øjeblik. Sikkert er det, at de sjældent mener det samme som dig.

At en tidsoptimist, der har for vane at aflevere for sent, godt kan overholde en deadline, såfremt konsekvensen ved ikke at gøre det er tilpas stor.



Om forfatter og bog

Trine Kolding er underviser, forfatter og tidscoach med speciale i personlig effektivitet og planlægning. Hun er uddannet på Copenhagen Business School og Danmarks Pædagogiske Universitet samt certificeret coach. Hendes e-bog 'Kend din tidstype – og få styr på planlægningen', der er udgivet af Gyldendal Business, kan købes i alle danske e-boghandler. Pris: 77,50 kr.

Bogen som printudgave kan købes på trinekolding.dk. Pris: 129 kr.

Kilde til denne guide: ’Kend din tidstype – og få styr på planlægningen’ af Trine Kolding.