Nem løsning på stort problem

Berit Nielsen var en rutineret pædagog og havde allerede ledererfaring fra Allerød, da hun for otte år siden fik stillingen som leder af børnehaven Regnbuen i Vig i Trundholm kommune. Hun var glad for det ekstra ansvar og den større indflydelse på institutionens drift, som kommunens decentralisering gav allerede året efter hendes tiltræden.

For fem år siden fik de danske kommuners decentralisering endnu en tand, i Trundholm med Ny Løn. Men for tre år siden blev skruen strammet for meget for Berit.

Nemlig da hun og lederkollegerne også skulle til at aflevere årsregnskaber, som både kommune og forældrebestyrelse skulle kunne godkende.

Tidligere havde administrationen på rådhuset lavet årsregnskaberne. Nu lød det i tråd med den decentralisering, Berit i øvrigt hyldede: Klar dig selv!

Lidt af et problem.

"Jeg tror såmænd nok, jeg ville kunne få nogen til at lære mig at lave årsregnskab. Det er jo ren teknik. Men det ville tage meget lang tid. Sikkert en helt uge. I hvert fald det første år. Tid, som jo ville gå fra mit daglige arbejde som både administrativ og pædagogisk leder. Og fra det daglige arbejde med børnene," siger Berit Nielsen og påpeger, at Regnbuen er en lille institution med syv ansatte.

"Så jeg har kun sat to dage pr. uge af til administration, og jeg har selv både åbne- og lukkevagter."

Hun understreger, at mange ting på arbejdet er blevet sjovere med decentraliseringen, og at personaleledelse er spændende. Men det rent regnskabstekniske må kommunen gerne lave, var - og er - Berits holdning.

Problemet med årsregnskaberne skulle løses. Selv om kommunen det første år forlængede den normale frist for aflevering.

I dag husker Berit ikke helt, hvorfra hun fik den idé, som lederkollegerne fra kommunens andre børneinstitutioner snart efter kopierede. Idéen om at kontakte en skolesekretær og bede hende lave årsregnskabet.

Den lille kommune har hele fem skoler, så ligesom i mange andre danske kommuner er sekretærerne på deltid, fordi der ikke er opgaver til mere. Sekretærerne arbejder også til en forholdsvis lav løn, 120-130 kr. pr. time. Altså mindre end Berits egen lederløn.

Den første skolesekretær havde ikke tid. Men allerede i andet forsøg var der bid. Og den skolesekretær klarer nu Berits årsregnskab på tredje år. Sekretæren er på Regnbuens lønningsliste. Og bruger bare seks timer pr. årsregnskab. Hvor Berit altså regnede med at skulle bruge op mod en uge.

Berit gav sin gode idé videre i kommunens lederforum. Så i dag har hele seks af kommunens otte børneinstitutioner samme skolesekretær til at lave deres årsregnskaber. Og de to sidste har lignende løsninger.



Rev sig i håret. At kampen med årsregnskaberne ikke var det rene lederklynk havde allerede vist sig.

"Nogle af mine lederkolleger nåede selv at lave årsregnskabet det første år - og havde revet sig i håret over det," husker Berit.

En af dem, som lyttede til Berits løsning på problemet, var hendes yngre kollega, Hanne Caldron, leder af den integrerede institution Solstrålen på Sjællands Odde.

"Jeg havde allerede hørt om kolleger, som havde svedt over det første årsregnskab, men havde heldigvis fået lov at aflevere senere af kommunen. Så jeg nåede at høre Berits løsning allerede det første år. Jeg havde selv ingen forudsætninger for at lave årsregnskabet og henvendte mig derfor til samme skolesekretær og fik hendes ja," husker Hanne, som har sekretæren på lønningslisten 12-15 timer pr. år. Men det er ikke nok:

"Jeg overvejer meget at købe flere timer hos skolesekretæren. Det er klart vigtigst for mig at være om børnene. Derfor kan der sagtens gå en måned mellem, at jeg betaler regninger. Og det kræver forstående kreditorer. Men noget administration skal bare laves hver uge, bl.a. de bilag vi sender videre til kommunens administration. Derfor kunne jeg godt tænke mig hjælp til bogføring. I hvert fald en gang imellem. Men ellers kan jeg godt lide mit job med blandingen af administrativ og pædagogisk ledelse. "

Den pædagogiske ledelse og samværet med børnene vægtes dog højst. Som Berit siger:

"Når man er blevet pædagog, er det nok ikke matematik og regnskaber, der interesserer én mest."



Glad personalechef. Hos kommunen er personalechef Kirsten Markvardsen glad for, at institutionerne har fundet en kreativ løsning på de svære årsregnskaber. For modsat kommunens øvrige institutioner, skoler og plejehjem, har børneinstitutionerne for få ansatte til at have eget administrativt personale.

"Vi kunne hurtigt mærke, at problemet med årsregnskaberne fyldte meget, for meget, for lederne af børneinstitutionerne. Derfor er det helt fint for kommunen, at lederne selv har fundet en god løsning."

"Vi overvejer at tilbyde konsulentbistand til de ledere, som også har brug for hjælp til den daglige bogføring, for vi har ikke ressourcer til at klare opgaven for dem. I stedet underviser vi de pågældende ledere i selv at gøre det - hvis de altså beder om vores hjælp."



Cykelkontordame. I den lidt større nabokommune, Dragsholm, er der med personalechef Kirsten Jensens ord "knap så megen decentralisering som i Trundholm". Og mere administrativ hjælp til børneinstitutionerne.

Her har kommunen nemlig bevilget en såkaldt cykelkontordame til institutionerne. Cykelkontordamen, en tidligere overassistent i rådhusets administration, kommer forbi hver institution hver 14. dag og arbejder en halv dag hvert sted. Hun leverer ikke blot årsregnskaber som i Trundholm, men klarer også betalinger og f.eks. skriftlige oplæg til lønforhandlinger med de enkelte medarbejdere med tilhørende bilag. Hun sætter også system i tingene for institutionslederne med regneark til budgetter og postlister med egne mapper til den til tider voldsomme e-mail.

Institutionslederne er utroligt glade for cykelkontordamen. De har fået en at dele deres administrative ansvar med. Hun er også mere end kvalificeret, en rutineret medarbejder i 40'erne, og det er en dyr løsning for kommunen, for hun fik sin overassistentløn med, da hun selv bad om stillingen. Fra start i 2001 var hun ansat til 29 timer, men allerede fra i fjor kom hun på fuld tid.

Cykelkontordamen var meget efterspurgt, allerede før hun begyndte.

"Behovet havde rumlet i flere år, så vi følte, vi måtte finde en løsning, da institutionslederne klynkede overfor direktøren for vores Børn- og Unge-forvaltning," fortæller personalechef Kirsten Jensen om baggrunden.



Udnyt kapaciteterne. Hos BUPL bakker næstformand Annette Trads Hansen op om de institutionsledere og de kommuner, der har fundet lokale løsninger på den regnskabsklemme, som den stigende decentralisering har brugt lederne i.

"Det er vældig fornuftigt af institutionslederne selv at finde lokale kapaciteter til både årsregnskaber og anden administration, som de ikke selv magter eller ikke har tid til. Jeg har altid selv anbefalet lederne at tænke i andre løsninger i takt med den stigende decentralisering, men har ikke hørt om, at nogen har taget det op," siger Annette Trads Hansen.

"Det er vanskeligt for nogle ledere at lave f.eks. årsregnskaber, som man aldrig når at få rutine nok i til at nå op i tempo. Særligt for de ledere, som er presset af en stram normering, og som selv indgår i normeringen på næsten fuld tid på linje med de andre pædagoger. Så jeg er glad for at høre om de lokale løsninger, du fortæller om," siger Annette Trads Hansen.



Fakta

Børnehaven Regnbuen, Vig

37-45 børn (flydende normering), p.t. 40 børn

Syv ansatte, heraf tre på deltid

Leder siden 1995: Berit Nielsen, 51 år.

Uddannet pædagog 1974, i alt 14 år som leder.



Den integrerede institution Solstrålen, Sj. Odde

51-60 børn, 0-6 år, heraf vuggestue m. 25 børn, børnehave m. 35 børn

15 ansatte, svarende til 13 fuldtidsstillinger

Seks pædagoger, heraf fem på fuld tid

Leder siden 1995: Hanne Caldron, 36 år.

Uddannet pædagog 1990.



Antal regninger til betaling pr. år: Ca. 400 (begge institutioner)

"Cykelkontordame" i Dragsholm Kommune:

Regnskabsservice for ti børneinstitutioner og den kommunale dagpleje.

Henholdsvis 23 og 14 timer pr. uge.

Trundholm Kommune: 11.243 indbyggere.

Dragsholm Kommune: 13.583 indbyggere.