Et godt møde er ingen selvfølge

Alle, der har et job med en vis mødeaktivitet, kender fornemmelsen: Tiden snegler sig afsted, nogle snakker i øst og andre glor ud af vinduet, der bliver ikke truffet nogle beslutninger, og når mødet er forbi, går man derfra med samme fornemmelse som første gang vi blev brændt af til et stævnemøde. Nemlig fyldt med tomhed og træthed men uden de store følelser.

Egentlig mangler vi et dansk ord for dødsyge og ineffektive møder, englænderne kalder det zero-meetings, altså 0-møder og den slags unyttige, faglige sammenkomster er Ulla Nielsen, der er jurist og ansat i BUPLs ledelsessekretariat, god til at håndtere. Hun kommer af og til institutioner til hjælp, hvor personalemøderne ikke fungerer. Og i nogle tilfælde er der også hårdt brug for supervision, for ustrukturerede møder kan faktisk afspore et godt kollegialt og fagligt fællesskab.

Et godt møde skal efter Ulla Nielsens erfaringer indeholder som minimum disse elementer:

- Mødedeltagerne skal føle, at de får noget med sig hjem

- Mødet skal være beslutningsdygtigt

- Mødet skal være konkret.



10.000 detaljer. Især pædagoger lever med risikoen for, at mødet går til i små hverdagsproblemer og at snakken om børnenes overtøj, frugt, luseplager og børneorm og et hav af andre detaljer, får lov til at styre mødet. En anden og lige så dræbende bremse for det inspirerende møde er lange orienteringsfaser, hvor mødedeltagerne blot er passive lyttere til for eksempel udvalgsbeslutninger eller nyt fra forvaltningen. Mødedeltagerne er passiviseret, og de er låst fast i en position, hvor de ikke kan handle, for beslutningerne er allerede truffet. De keder sig.

»I mange tilfælde kan orienteringer gives skriftligt, kopieres og for eksempel hænges op på opslagstavlen. Der er visse emner, der ikke egner sig til møder, og det gælder om at få reduceres omfanget af orienteringer så meget som muligt,« siger Ulla Nielsen.



"Jeg var tilstede". Et godt møde kræver planlægning, solid mødeledelse, en detaljeret dagsorden med tidsangivelser for hvert punkt og en forhåndssortering af punkterne.

»Netop sorteringen af punkterne er vigtig. Møder skal have sin egen energi, og det er nødvendigt at sætte en begrænset tid af til hvert punkt, ellers skrider tiden og folk bliver trætte i hovedet. Deltagerne skal vide så præcist som muligt, hvad de nu skal beslutte eller arbejde videre med - altså hvem gør hvad og hvornår,« siger Ulla Nielsen.

Først når mødedeltagerne føler, at de får noget fra hånden, og at mødet har givet positive resultater, har mødet været en succes.

»Pædagogerne skal have en fornemmelse af, at "jeg var tilstede". Derfor er det en god idé at holde separate møder, hvis et punkt udelukkende drejer sig om et projekt, for eksempel et cirkusbesøg, der inddrager fem ud af 14 mødedeltagere. De relevante personer kan holde møde for sig selv, så hele gruppen ikke er tvunget til at beskæftige sig med emner, der ikke direkte berører dem,« siger Ulla Nielsen.



En ordentlig dagsorden. Faldgruber, som mødedeltagerne kan falde i, er der nok af, og hvis mødet ikke er ordentligt forberedt, er der stor risiko for at mødet kører af sporet. En veltilrettelagt dagsorden, som angiver hvad der skal besluttes og arbejdes videre med, er brændstoffet til et godt møde. Samtidig skal punkterne være så konkrete som muligt.

Ulla Nielsen:

»Et eksempel kunne være, at kommunen har indført kontraktstyring. Så gælder det om at gøre det begribeligt, hvad det kommer til at betyde for "Myretuen" eller "Solsikken". Mødet skal ikke gå op i praktiske detaljer om for eksempel koloniture, hvem der bestiller bussen, lejer hytten, sørger for mad og så videre. Disse ting kan afgøres i små grupper. I stedet er det væsentligt at diskutere, hvad kolonituren kommer til at betyde for pædagogikken i institutionen. Mødelederen skal benhårdt prioritere punkterne på dagsordenen, for det er hendes ansvar, at alle går fra mødet og synes, de har fået noget ud af det.

BUPL-juristen anbefaler også, at pædagogerne jævnligt evaluerer møderne, og at mødedeltagerne åbenhjertigt diskuterer de ting, de synes er gået galt og sætter fokus på de elementer, der lykkes.



Et møde er ikke bare et møde. Møder i institutionerne kan mange steder være traditionsbundne og forudsigelige som menuen til guldbryllupper, men Ulla Nielsen anbefaler, at pædagogerne eksperimenterer med form og indhold.

»Man behøver ikke at holde møder rundt om et langt bord. I stedet er det udmærket at "summe" sammen to og to, inden man tager fat på punktet i plenum eller arbejder sammen i smågrupper. Rollespil er også en mulighed, som er værd at overveje,« mener Ulla Nielsen.

Formelt er det lederen af institutionen, der har det overordnede ansvar for, at møderne bliver en succes, og at deltagerne ender med at få en fornemmelse af, at de har nået noget. Det er også mødelederens ansvar, at der bliver lavet et tydeligt referat, så der ikke bagefter bliver diskussion om, hvad det egentlig var, man var blevet enige om. Men reel er alle deltagere ansvarlige for deres rolle i mødet.

Hvis møderne ikke fungerer, er der hjælp at hente hos forskellige konsulenter, der har specialiseret sig i mødeaktivitet. Det er typisk psykologer eller andre med psykologisk baggrund, men større i kommuner kan man trække på den pædagogiske konsulent eller andre fagpersoner i forvaltningen.

BUPL's lokalafdelinger kan i særlige tilfælde bistå institutioner, der er kørt fast i en dårlig mødestruktur, og det sker af og til, at forbundet arrangerer kortere kurser i afholdelse af møder.