Det har vi hørt

Øjnene bliver næsten trætte i ansigtet på Hanne Christoffersen, når hun skal sætte ord på det mest dræbende ved møder.

Gentagelser. Altså når flere lige skal markere sig og sidder og fortæller den samme sætning, bare med andre ord. Når mødet kører i ring, og man ingen vegne kommer, fordi det hele er kørt af sporet.

De to andre omkring bordet, daglig leder Niels Carlsen og pædagog Bente Møller Troelsen fra Skolegades Børnehave i Silkeborg, nikker ivrigt. Jo, de er helt enige, og dét behøver vi derfor ikke at snakke mere om.

Pædagogerne i Skolegades Børnehave arbejder under til tider hårde betingelser med 55 børn, hvoraf godt halvdelen har et fysisk eller psykisk handicap. De har en meget tæt forældrekontakt og hyppig mødeaktivitet med folk fra amter og kommuner. Men møderne har ikke altid fungeret lige godt, og derfor var "Det gode møde" emnet på en pædagogisk weekend i foråret, som hele personalegruppen på godt 20 deltog i. Og det har fået pædagogerne til at se med betydeligt mere kritiske øjne på deres egne evner som mødedeltagere.

Akkumuleret har de tre pædagoger holdt tusindvis af møder, og der er nogle træk, der går igen, når de fortæller om de mange fælder, som møder rummer.

»Nogle møder har det med at gå i selvsving, og det har en forstærkende virkning på frustrationer. Især når mødet går for meget i detaljer, og alle vinkler skal belyses fra alle sider. Det er anstrengende, især hvis der er hængepartier fra det foregående møde, som tages med til det nye møde,« siger Bente Møller Troelsen.

»Derfor er det også nødvendigt at sætte tider på de enkelte punkter - uden at det går ud over muligheden for at fortælle en god historie eller grine og have det sjovt sammen,« supplerer Niels Carlsen.

I Skolegades Børnehave er det pædagogikken, der er i fokus på personalemøderne. De praktiske detaljer om indkøb, arrangementer, regntøj og håndklæder til toiletterne klares på de ugentlige postmøder, hvor de forskellige praktiske gøremål uddelegeres.



Anarki. De tre pædagoger har alle erfaringer for, at tonen på møder kan blive lidt for personlig. At der lige skal afleveres en finte for åben skærm.

»Vi er forskellige, men vi skal have respekt for hinanden alligevel. Jeg har af og til oplevet beskidte trick, hvor det ikke er emnet men personen, der køres på. Den slags er med til at afspore mødet,« siger Hanne Christoffersen. Hun mener, det er mødelederens opgave at gribe ind, hvis mødet udarter.

»Mødelederen skal udstråle autoritet, og der skal være respekt om personen. Hun skal forstå at runde af, konkludere og sørge for at tingene bliver skrevet ned - ellers går det ikke,« siger Hanne Christoffersen.

Møder skal køres stramt og kontant og efter en tidsplan. Men omvendt skal der også være plads til anarki og galskab på møderne, for mange gange opstår de bedste idé-er spontant, og det kan ikke nytte noget, hvis mødet ikke skaber plads til, at én god idé følges op af ti andre.

»De bedste indfald er netop kommet, når mødet har været præget af et vist kaos, og folk har fået lov til at sprudle og siddet med en fornemmelse af, at alt kan lade sig gøre. Møderne skal derfor heller ikke være præget af klynkeri - for eksempel over økonomien - derimod skal optimismen blomstre,« siger Niels Carlsen. Han er selv mødeleder på cirka hvert ottende personalemøde, og mødelederjobbet går på skift blandt pædagogerne.



Timing. Møder har deres egen indbyggede psykologi, og med næsten 25 års mødeerfaring har Niels

Carlsen oplevet, at timingen er

vigtig, hvis man gerne vil igennem med sine ønsker.

»Der kommet er bestemt tidspunkt, hvor det gælder om at slå til. Inden skal man undervejs have sået nogle frø - og så gå i gang med at høste. Når det rette tidspunkt er inde, gælder det om at fatte sig i korthed og i to sætningen få fortalt, hvordan man gerne vil have det,« siger Niels Carlsen.

Denne evne til at gennemføre sine idéer er ikke noget, man kan læse sig til - den kommer med erfaringen og bliver hjulpet på vej af talent, mener Niels Carlsen.

De sidste ti minutter af et møde er godt at bruge til evaluering. Hvad har vi snakket om, hvad har vi vedtaget, og hvem har ansvaret for hvad?

»Evaluering er vigtig, især hvis det har været et irriterende møde. Fordelen ved evalueringen er, at den sker i fællesskab og at det ikke kun er den enkelte, der sidder tilbage med en skidt følelse.«

Som en nyskabelse har Skolegades Børnehave hyret to psykologer, der i en periode skal give pædagogerne mødesupervision, og der er forventninger om, at de cirka 25.000 kroner til konsulenthjælpen er godt givet ud.

»Vi håber at få mere tid til ungerne. Det er derfor, vi er her,« siger Niels Carlsen.



Det gode møde

BUPL har udgivet pjecen "Ledelsesret og medindflydelse", og den giver nogle helt konkrete anvisninger på, hvordan det gode møde kan afvikles og hvilke psykologiske mekanismer, man skal være opmærksomme på.



- Møder kan rumme kimen til konflikt. Det første skridt er at acceptere, at der er en konflikt og ikke være bange for den. Konflikter er i virkeligheden kun en modsætning - og modsætninger rummer mulighed for udvikling. Mødelederen må på deltagernes vegne afgøre, om personalemødet er det rigtige forum for at tage konflikten op.



- Flyt rundt på form og indhold, lyder et andet godt råd. Der er mange måder at afholde møder på. Man behøver ikke nødvendigvis at sidde sammen rundt om et langt bord og tale i den rækkefølge, der fremgår af talerlisten, men kan tage en runde hele bordet rundt.



- En god idé er at dele mødet op i mindre grupper, inden hele holdet går til plenum. Rollespil er også tilladt og kan virke som en fornyelse. Møder kan - og skal - varieres. Det er med til at skabe liv og skærpet opmærksomhed.



- På møder bliver der truffet beslutninger, og det er vigtigt, at beslutningerne bliver ført ud i livet. Altså skal det tydeligt fremgå af mødereferatet, hvad beslutningen går ud på, og navnlig hvem der er ansvarlig for hvad. En tidsramme er et vigtigt redskab. Det er i sidste ende lederen i institutionen, der har ansvaret for, at der bliver fulgt op på beslutningen.



Kilde: Ledelsesret & medindflydelse, BUPL. Pjecen er under revision og udkommer i ny form i løbet af efteråret. Den kan på det tidspunkt rekvireres på 3546 5106 mellem klokken 10 og 15.