TR: Budgetforståelse

Budgetter skaber rammen for arbejdspladsens aktiviteter

Arbejdspladsbudgetter er interessante, for de indeholder de politiske bevillinger, der gør arbejdspladsens aktiviteter mulige. På den måde hænger penge og pædagogik tæt sammen.

Helt overordnet skaber budgettet rammen for at styre institutionens aktiviteter og ressourceforbrug. Og de indtægter og udgifter, som arbejdspladsens budget rummer, skal balancere samtidig med, at arbejdspladsen løfter de politiske servicemål. 

Medarbejdernes medindflydelse på budgettet handler om indflydelse på institutionens aktiviteter i bred forstand – både pædagogfaglige og medarbejdermæssige aktiviteter.

Måske ser du ikke dig selv som en, der mestrer budgettal på institutions- eller kommuneniveau. Men lad dig ikke skræmme af tallene.

Insister i stedet på at være med til at diskutere indholdet bag tallene. 

For som TR er du den, der skal sikre dine kollegaer medindflydelse og medbestemmelse på deres arbejde, både når det angår indhold og tilrettelæggelse. Og budgettet skaber jo en ramme for begge dele.

Som TR kan du bidrage med vigtig viden for arbejdsgivere om både medarbejdernes arbejdsvilkår og vilkårene for det pædagogiske arbejde. 

De økonomiske prioriteringer er i sidste ende lederens ansvar, men den indflydelse, du som TR kan have, handler om at tage medansvar for prioriteringerne.

Budgetemner med medarbejderinteresse

Der er en lang række emner i budgetarbejdet, der har medarbejderinteresse. Blandt andet disse:

• Normering 
• Personalesammensætning 
• Vikardækning 
• Efteruddannelse 
• Løn 
• Pædagogiske projekter 
• Indretning og anskaffelser.

TR bidrager med medarbejdervinkel på budgetprioriteringer

Når den enkelte arbejdsplads’ bevilling og budget er vedtaget, er det i princippet en fast ramme. Men inden for denne ramme er der en lang række beslutninger og prioriteringer at tage. 

Hvad kan TR så konkret bidrage med i styringen af arbejdspladsens budget? 

Du kan bidrage med ... 

• Medarbejdernes syn på de fagfaglige hensyn i prioriteringen af midlerne. 
   
• Viden om medarbejdernes oplevelse af ansættelsesforhold.
   
• At skabe forståelse for initiativer og beslutninger og understøtte implementering af tiltag besluttet i budgetarbejdet.

Åbn døren til budgetdrøftelserne

Du har ret til at være med i budgetdrøftelserne. 

MED-aftalens grundlag for medindflydelse og medbestemmelse er, at der er gensidig informationspligt og dermed mulighed for at drøfte alle forhold af betydning for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. 
 

Læs mere om MED-systemet her

Det kan være, at du ikke oplever, at døren til budgetdrøftelserne står åben umiddelbart. Men så må du spørge til budgetprocessen. 

• Spørg interesseret, og fremhæv de emner, du især brænder for, så din leder kan mærke, hvorfor din interesse og din viden er relevant og vigtig her. 
   
• I kan og bør have budgetarbejdet med i MED for at sikre medarbejdernes stemme i budgetprocessen.

Budgettet er lederens beslutningskompetence, så at få indflydelse kræver dialog og argumenter og forståelse for, hvordan I kan arbejde med budgettet. 

Medarbejderviden kan kvalificere beslutningerne, og det kan være en støtte for lederen at have et fællesskab omkring budgetstyringen. Men det kan også være, at du eller din leder måske oplever, at det er svært. 

• Øv jer på budgetsamarbejdet. Tænk din relationen til din leder med ind i budgetpåvirkningen og husk, at indflydelse på institutionen nås gennem samarbejde.

Brug dine TR-kolleger i arbejdet med budgetforståelse

I kan hjælpe hinanden lokalt i budgetarbejdet. I kan fx:

• Sætte budgetforståelse på dagsordenen til TR-møder
   
• Støtte hinanden på B-siden – tal med kollegerne om prioriteringer
   
• Få generelle udfordringer eller problemer drøftet i MED-systemet - ikke kun helt lokalt.

ØVELSE

Drøft med en TR-kollega – eller reflekter for dig selv:

• Hvilket emne kunne være det vigtigste at få rejst i en budgetsammenhæng på din arbejdsplads?
   
• Hvilke argumenter vil kunne påvirke din lederes prioritering? 

Budgettet som styringsredskab

Nu skal det handle om budgetteknik. 

Som udgangspunkt skal indtægter og udgifter balance. Udgifterne skal tilpasses indtægterne. 

Der findes mange varianter over bevillinger. Men til eksempel har de fleste daginstitutioner en mindre grundtakst og nogle større bevillinger, der afhænger af børnetallet. Ofte er disse indtægter opdelt i henholdsvis løn og øvrig drift.

Som arbejdsplads har I begrænset mulighed for at påvirke indtægten. Derfor skal I arbejde med udgifterne og følge op, så I løbende har et overblik. Det hedder budgetopfølgning. 

Budgetopfølgningen er det vigtigste værktøj i enhver budgetstyringsmodel. Og med en god budgetopfølgning kan I opnå både en tilstrækkelig grad af forudsigelighed og fleksibilitet i budgettet.

Har I overblik, kan I bruge budgettet som et styringsredskab for arbejdspladsens aktiviteter, og I kan reagere, hvis forhold ændrer sig. 

Fx hvis en pædagogstilling er ledig i nogle måneder, hvis der er brugt færre penge på vedligehold end ventet eller noget helt tredje, der kan give lidt råderum i budgettet.

Hav løbende budgetoverblik

Budgetemnerne herunder bør med fast kadence være på MED-møder, hvor TR er inddraget:

• Balanceskøn: altså hvordan indtægter og udgifter balancerer. 
• Lønforbrug: Lønudvikling i personalegruppen og timeforbrug.
• Andre bevægelige budgetparametre, fx børnetallet. 
• Vikarforbrug.
• Forbrug på øvrige konti.

En endnu længere emnerække kan efter behov på arbejdspladsen også være en del af fælles budgetopfølgning: Fx implementering af nye mål, langtidssygdom, barsel, feriepenge, lokal løndannelse, konsekvenser af overenskomst, trepartsmidler, besparelser og overførsel af over- eller underskud mellem budgetår. 

Budgetemnerne kan være håndtag i budgettet til at ændre noget og få indflydelse. 

• Husk, at prioriteringen og medansvaret kan være en tung opgave nogle gange. Så pas på dig selv, husk din rolle, og søg indflydelse der, hvor det giver bedst mening.

Budgetbilleder giver overblik

Når I drøfter budgettet, er det udfordringer, prioriteringer og løsninger, der er vigtige at have i fokus. Men støt jer til talmateriale, der kan hjælpe med:

• Overblik – fx over budgetposter
• Systematik – kom omkring alle poster 
• Størrelsesforhold – vurder de enkelte budgetposter op mod hinanden. 

Man kan arbejde med at omsætte budgetposter og -forbrug i diagrammer – i budgetbilleder. Så bliver det nemmere at se, hvor stor en del af budgettet de enkelte poster udgør, og om de udgør et mindre- eller merforbrug. Det kan give et bedre overblik i budgetopfølgningen at:

• Lille eller moderat mer-/mindreforbrug pga. særlige omstændigheder farves grøn.
• Stort mer-/mindreforbrug pga. særlige omstændigheder farves gul.
• Lille permanent over-/ underskud farves grøn. 
• Moderat permanent over-/ underskud farves gul.
• Permanent over-/underskud pga. timeforbrug og lønniveau farves rød. 

Råderum i budgettet til årlig lønforhandling

En lønforhandling kræver budgetindsigt. For der skal være plads i budgettet, før vi får aftalt nye lokale løntillæg.

Muligheden for at aftale løn lokalt afhænger altså af, om der er plads til lønudvikling i institutionens budget – om der er et såkaldt "lokalt råderum". 

Påvirk det økonomiske råderum til løn

Lønsummens størrelse er som udgangspunkt givet i budgettet. Og råderummet for den lokale løndannelse er den ”plads” eller "luft", der er i budgettets lønsum, når den eksisterende lønudgift er afholdt. 

Men råderummet for lokal løndannelse er alligevel mere end det. For det er noget, I kan arbejde med og måske udvide i god sammenhæng med lønpolitik og et ønske fra både medarbejder- og lederside om at prioritere en tilfredsstillende lønprofil.

Et råderum opstår altså ikke nødvendigvis tilfældigt. Men uforudsete omstændigheder kan også påvirke råderummet både positivt og negativt. Overordnet om råderum:

• Det lokale økonomiske råderum bør drøftes og forhandles.
• Et velstyret budget giver bedre mulighed for at vurdere råderummets karakter.
• Ændringer i løbet af året og lokale prioriteringer gør råderummet til en bevægelig størrelse (det selvskabte råderum). 
• Et varigt råderum i budgettet giver plads til faste tillæg.
• Råderum på grund af ekstraordinære omstændigheder giver plads til engangstillæg.

Vurdering af råderummet ud fra fire perspektiver

Du kan bruge disse fire perspektiver, når du skal vurdere råderummet:

• Budgetperspektivet (brug budgetbillederne). 
• Serviceudfordringer (hvordan ser fx normering og personalesammensætning ud?).
• Lønpolitiske elementer (hvis I har en lønpolitik, så brug argumenter herfra, og tænk i bl.a. rekruttering, fastholdelse af medarbejdere og efter- og videreuddannelse).
• Lønniveau (sammenlign niveau for lokalt forhandlet løn og lønudvikling på arbejdspladsniveau; ligger I lavere eller højere?).

Vær også opmærksom på de såkaldte "tilbageløbsmidler" i råderummet: 

• Lønmidler der bliver frigjort fra lokale tillæg, når en medarbejder med en fhv. høj løn eller kvalifikationstillæg stopper og erstattes af en medarbejde med en lavere løn. Det er de såkaldte tilbageløbsmidler. 
   
• Får du eller I ikke forhandlet lokale tillæg for et beløb, der som minimum svarer til tilbageløbsmidlerne, vil jeres samlede lønniveau over tid blive mindre. 

Skal råderummet altid anvendes til løn?

• Det er ikke et krav, at et råderum anvendes til løn, derfor skal dine argumenter for at bruge råderummet til løn være gode. 
   
• Har I på arbejdspladsen en fælles og klar og god lønpolitik, kan den være med til at styre mod at prioritere råderum til løndannelse.

Pædagoglønnens sammensætning

Du kan altid se, hvordan pædagoglønnen er sammensat på lønsiden på bupl.dk, bl.a. hvilke løntrin en pædagogs anciennitet som minimum giver.

Besøg lønsiden "Forstå din løn" her

En god og tydelig lønpolitik 

Lønpolitikker findes på mange niveauer. Både i fagforeninger og i fx kommunesammenhæng:

Lønpolitik i BUPL:

• BUPL arbejder for højere løn til pædagoger, så det kan betale sig at tage en pædagoguddannelse, så lønposen matcher vores uddannelsesniveau og det væsentlige arbejde, vi udfører.

På kommuneplan kan man også have en klar og ambitiøs lønpolitik. 
Her er uddrag fra en kommunal lønpolitik – til inspiration:

• Funktionsløn anvendes til at honorere medarbejdere for særlige funktioner, som har strategisk betydning for kommunen.
   
• Kvalifikationsløn anvendes for at honorere medarbejdere, der besidder særlige kvalifikationer, som kommunen har behov for fremadrettet for at kunne løse opgaverne og opfylde målene.
   
• ... 

Og så er der arbejdspladsernes lønpolitik. De kan være et væsentligt redskab til at sikre både løndannelse og en attraktiv arbejdsplads.

Her til inspiration: "Hos xxx kan medarbejdere tilgodeses, som:

• I hverdagen gør en særlig indsats for at sikre opfyldelse af målet xxx.
• Yder en særlig indsats for at sikre driften i forhold til kerneopgaverne
• Gennem viden, holdning, handling og adfærd bidrager til at fremme et godt arbejdsmiljø.
• Via et længerevarende uddannelses- eller udviklingsforløb har opnået kvalifikationer og har formået at få omsat i praksis.
• ... 

Din proces for lønforhandling

Nu har du budgetindsigt og lønpolitiske argumenter. Overvej, hvordan du vil få organiseret den samlede forhandlingsproces. Her er punkter til overblik:

• Hvordan vil du indhente mandat? Læg en plan for, hvornår og hvordan du vil afholde møde med medlemmerne. Få en god fælles dialog om løn og strategi og dermed det mandat, du skal bruge som forhandler.
   
• Er din medlemsliste korrekt og opdateret? Fungerer det med beskeder til medlemmerne via app’en Samarbejdsportalen?

• Har du fået de rigtige oplysninger om proces og budget mv. fra ledelsen, eller skal du have dem? 
   
• Se på egne løndata for arbejdspladsen. Har du dem ikke, kan du få adgang til dem via din FTR eller den lokale fagforening. BUPL modtager løndata kvartalsvis.
   
• Husk at lønforhandlingen er en forhandling mellem to ligestillede parter.   
   
• Søg støtte og sparring hos FTR eller til din lokale fagforening.

Opmærksomhed på budgetter for børneområdet

Nu til kommunens budget, og hvad der er godt som TR at vide til en begyndelse.

Budgetter på børneområdet oplever ofte intens politisk opmærksomhed. Af gode grunde for det er et vigtigt område, som berører en stor del af befolkningen – pædagoger, forældre, børn. 

Du kan være med til at sikre opmærksomhed, fx der hvor du kan se, at besparelser vil betyde ringere vilkår for børn og ringere arbejdsforhold for pædagoger.

Et kommunebudget er lovpligtigt. Det indeholder den politiske bevilling til alle kommunens aktiviteter, og det er et styringsredskab, som beskriver økonomisk ramme, forudsætninger og mål på kommunens områder.

Og budgettet er væsentligt for dig som TR, for alle aktiviteter i kommunale institutioner, der koster penge, skal være bevilliget. Kommunalbestyrelsen skal altså have vedtaget at bruge pengene til formålet. 

Derfor handler det kommunale budget om stort set alle forhold i den kommunale service. Både de vilkår, de ansatte arbejder under, og serviceniveauet over for borgerne – det handler altså bl.a. om pædagoger, børn og deres forældre.

I de næste afsnit tager vi dig igennem, hvordan kommunebudgettet bliver til, og hvordan du som TR kan påvirke det.

TR’s områdekendskab i budgetovervejelser

Husk, at du som TR kan bidrage med indsigt fra det pædagogiske område, og hvilken virkning tiltag og besparelser vil have – også når de økonomiske mellemregninger og begreber kan være svære at forstå. 

• Som pædagog kan du vurdere budgettets konsekvenser for kvaliteten af kommunens tilbud til børn og unge. 
• Som TR kan du vurdere konsekvenser af budgettet for pædagogernes arbejdsforhold. 
• Begge forhold er vigtige for de berørte børn, unge og pædagoger, men også vigtige for beslutningstagerne at have kendskab til.

Budgetteknik for TR

For at kunne påvirke beslutningstagere er det vigtigt at kende noget til arbejdet bag kommunens budgetudvikling.

• Kommunens budget er opdelt i forskellige oversigter. 
• Ud over oversigterne er der budgetbemærkninger, som er opdelt i generelle og specielle. 
• Budgetbemærkningerne beskriver med ord og tal, hvad der er forudsætningerne for budgettet.

Det, vi normalt forstår som budgettet, er bevillingsoversigten og budgetbemærkningerne. Budgetbemærkningerne følger de politiske udvalg. Bevillingsoversigtens struktur følger strukturen for den autoriserede kontoplan.

De politiske udvalg og fora, der behandler budgettet, hedder noget forskelligt fra kommune til kommune. Fx børne- og ungdomsudvalg eller skole- og fritidsudvalg. Kommunalbestyrelsen hedder i nogle kommuner byråd.

Budgetprocessen 

Der arbejdes med budgettet næsten hele året. Ofte er det illustreret i et årshjul med dette forløb: 

• Fase 1 (januar – april):  Forarbejde til budgetlægningen 
• Fase 2 (april – juli): Tekniske ændringer 
• Fase 3 (august – oktober): Den politiske budgetlægning 
• Fase 4 (november – december): Opfølgning.

Budgettet skal behandles i kommunalbestyrelsen to gange. 

Budgettet skal også drøftes i MED-systemet efter aftalte retningslinjer. 

Det endelige budget skal være vedtaget 15. oktober hvert år. Ofte vil det kun være de øverste niveauer i MED, der deltager.

TR-arbejde i budgetprocessen

Herunder får du i punktform indholdet i budgetarbejdets faser, og hvordan I i TR-gruppen sammen kan arbejde med at påvirke det kommunale budget.

Fase 1 – forarbejde til budgettet:
 

• Der vedtages en tidsplan for kommunens budgetproces. 
• Der udmeldes en foreløbig økonomisk ramme evt. vedtaget i sidste budgets overslags år. 
• Budgettemaer/mål beskrives administrativt evt. vedtaget i sidste års budgets overslagsår/ budgetaftale. 
• Budgettemaer/mål behandles i fagudvalgene.

TR-arbejde fase 1:

• Planlæg i forhold til tidsplanen, hvornår I som medarbejdere kan have medindflydelse. 
   
• Drøft evt. forslag/ ønsker til budgettet og få dem videre i systemet. 

Fase 2 – tekniske ændringer til budgettet:
 

• Første budgetudkast foreligger - evt. afholdelse af første budgetseminar.
• Den økonomiske ramme justeres (teknik, mål).
• Regnskab kendes, første kvartals budgetopfølgning kendes. 
• De enkelte fagområders ramme og overordnet serviceniveau fastlægges. 
• KL og regeringen indgår økonomiaftale (juni). 
• Der konsekvensberegnes i forhold til økonomiaftalen, sammenholdt med forudsætningerne i budgetudkastet (juli). 

TR-arbejde fase 2:

• Afklar om der er forslag, der vedrører dit område. 
   
• Skriv evt. høringssvar / MED-udtalelser.

Fase 3 - politisk budgetlægning:
 

• Direktionens korrigerede budgetoplæg fremlægges. 
• Der afholdes budgetseminar (august). 
• Fagudvalg og kommunalbestyrelse har første behandling af budgettet (september). 
• Der indgås evt. budgetforlig (september – oktober). 
• Fagudvalgene og kommunalbestyrelsen har 2 behandling og vedtagelse af budgettet (oktober).

TR-arbejde i fase 3:

• Skriv nye forslag som høringssvar. Såvel pædagogfaglige som personalepolitiske overvejelser er væsentlige input.
   
• Følg med i, hvad der sker i kommunen. 

Fase 4 – opfølgning på budget:
 

• Tekniske korrektioner og udfoldning af sent besluttede forslag (november og frem).
• Orientering af medarbejdere og borgere om budgettet.
• Implementering af besluttet budget.

TR-arbejde i fase 4:

• Få budgettallene og få dem forklaret.
   
• Få overblik over budgettets konsekvenser for din institution, både i tal og i forhold til servicemål. 
   
• Få indflydelse på hvordan budgettet foldes ud på din institution. 

Øvelser
 

• Hvordan arbejder I med kommunens budget i dag?
• Hvilke ideer har I til, hvordan I fremover sammen vil arbejde med kommunens budget? 
• Lav jeres egen tidsplan: Har vi allerede nu hørt noget om budget 20xx på vores område? Hvordan undersøger vi det?
• Prøv at formulere et budgetforslag.

Øvelse

Brug ti minutter på at overveje, hvilke medarbejderbemærkninger, I kunne skrive til kommunes budgetforslag. 

• Har I prøvet det tidligere? 
   
• Hvad er jeres erfaringer med at spørge til og få forklaret konsekvensen af budgetvedtagelser.