TR: Kommunikation og formidling

Strategisk kommunikation: Hvad vil du opnå? 

Strategisk kommunikation er forberedt og velovervejet kommunikation, hvor du på forkant bruger lidt tid og energi på at overveje: 

• Hvad vil du opnå? Hvad er dit mål? 
• Hvem er din målgruppe? Hvad vil de gerne opnå, og hvad betyder noget for din målgruppe? 
• Hvad er dit klare budskab til målgruppen, hvis du skal sige det i én sætning? 

Brug dine overvejelser og svar på disse spørgsmål, så du bedst tager højde for dem i din kommunikation. 

Appeller til både hjerne og hjerte 

Når vi gerne vil have andre til at lytte og engagere sig i en sag, vil vi ofte skulle appellere til både hjerne og hjerte hos vores modtagere. 

Vi skal kunne begrunde vores sag med rationelle argumenter, men vi skal også tage højde for, at det ofte er følelser, der driver mennesker – nysgerrighed, drømme, indignation til eksempel. 

Der er altså både brug for en klar analyse og strategi for, hvordan vi kommer fra problem til løsning, og for at tale til følelser som fx oplevelse af uretfærdighed eller drømme for fremtiden. 

• Hvilke følelser appellerer du til hos dine modtagere? Byg bro til dem med både hjerne og hjerte. 

Byg bro med historiefortælling 

Med historiefortælling kan du bygge bro til dine modtagere og deres historie og virkelighed. Du kan fortælle med baggrund i dine faglige erfaringer og en personlig historie fra din eller kollegers hverdag. 

Når du forbereder din historie, så overvej: 

• Hvorfor er det, jeg er her? Hvad driver mig? 
• Hvorfor blev jeg pædagog, og hvad brænder jeg for? 

Hav også de rationelle argumenter, analysen og en strategi klar:

• Hvordan kommer vi fra problem til løsning sammen?

Dit engagement smitter 

Din motivation er en vej til at sætte gang i folks engagement. For motivation smitter.  

Fortæl om det, der er din vision. Det kan være dit engagement i pædagogfaglighed. Eller i, at du ønsker at modvirke nedskæringer på børneområdet. Eller noget helt tredje.   

Historiefortælling er også et værktøj, du kan bruge, hvis du vil motivere og engagere flere kolleger i arbejdet for en fælles sag. 

Tjekliste til din historie 

Historier vækker følelser og nysgerrighed, og følelser er fundamentet for, at vi har lyst til at handle sammen. Målet er at skabe identifikation via den personlige historiefortælling 

• Brug eksempler og situationer fra hverdagen, som læseren kan genkende, ærgres eller endda forarges over. 
• Har du eksempler med, der forklarer dit budskab? 
• Har du beskrevet situationer og mennesker med de gode detaljer, som fænger?

Brug kommunikationsdiamanten til at forberede din indsats

I diamantmodellen er afsender og modtager lige vigtige. Og modellen bygger på et dialogisk kommunikationssyn: Den illustrerer, hvordan de forskellige facetter netop spiller ind på hinanden.

Tegn din egen diamant og udfyld den med et selvvalgt antal af facetter, fx de fem udfoldet nedenfor: 

• Budskab 
• Modtager 
• Afsender 
• Sprog 
• Anledning. 

Kommunikationsdiamantens facetter 

• Hvad er dit budskab eller mål? Hvad vil du have modtager til at handle på? Formuler dit budskab i én sætning. Du kan også spørge dig selv: Hvad er problemet, som målgruppen skal kende til og handle på? Med hvilke argumenter vil du overbevise modtager? Give indblik i pædagogiske kompetencer eller bruge fakta, tal, forskningsresultater? 
• Hvem er din modtager? Hvem taler du til? Kolleger? Politikere i kommunen? Forældre? Borgere? Hvor står de ift. til dit budskab? Mangler de indsigt i området? Er de allerede engagerede? Eller er de uenige med dig? 

Kommunikationsdiamantens facetter, fortsat 

• Hvem er afsender? Står du alene, eller er I flere sammen? Måske hele TR-gruppen? Udtaler du dig sammen med dine kolleger på arbejdspladsen?
• Hvilket sprog skal du bruge? Tilpas til modtagers interesser, hverdag og dit mål – tal til både hjerte og hjerne – de skal få lyst til at handle og løse problemet. Kan målgruppen forstå fagsprog? Hvad er det bedste eksempel fra din pædagogiske virkelighed, der viser, hvad problemet er, eller hvad pædagogers arbejde handler om? 

Kommunikationsdiamantens facetter, fortsat

• Hvad er din anledning eller situation? Vær bevidst om anledningen for dit indlæg – om det er pædagogmangel, budgettet for næste år, en aktuel politisk sag, et valg? Skriv anledning ned. 

Byg din tekst op med klassisk retorik 

Når du skal fremlægge en sag, holde et oplæg eller skrive et debatindlæg, kan du støtte dig til den klassiske retoriks model for opbygning af tekst. 

• Indledning: Fang læseres eller tilhøreres opmærksomhed med et godt eksempel eller et sjovt eller slående faktum. Fortæl en historie: Byg bro til modtageren – fælles interesser! 
• Kernebudskab: Hvad er dit hovedbudskab, mål og anledning? 
• Argumentation: Fakta, tal og konkrete eksempler fra pædagogisk hverdag eller kommunal sammenhæng. 
• Afslutning: Slå budskabet fast til sidst og kom med løsningsforslag. 

Tre retoriske greb 

Her er tre retoriske greb, som du kan arbejde ind i din tale eller tekst. Brugen af dem understøtter din kommunikation og dermed chancen for, at modtagen lytter og overbevises: 

• Brug et billede på en situation, vi kan se for os, til at understøtte dit budskab. 
• Beskriv en kontrast, der styrker din sag. 
• Brug tretallet i din tekst. Det skaber rytme og gør pointer nemmere at huske: fx tre gode grunde; for det første, for det andet, for det tredje. 

Skriveprocessens faser 

Vil du skrive et debatindlæg eller et oplæg om et emne eller tiltag, kan det være en god ide at arbejde ud fra disse faser i skriveprocessen: 

1. Planlægningsfasen: find stof, fokuser, lav en struktur 
2. Skrivefasen: skriv løs efter din struktur 
3. Redigeringsfasen: er fokus klart? Giver jeg overblik, bruger jeg retoriske greb – fx billeder eller tre gentagelser, er sproget klart og korrekt og passer til målgruppen? Bruger jeg min erfaring, billeder fra min hverdag? Kan man høre mig personligt i det? 

Den klassiske vej til en tekst eller tale 

Helt klassisk retorisk er der disse fem trin i arbejdet med at bygge en tekst eller tale op: 

• Invention – at finde og finde på sit stof og indhold til talen 
• Disposition – at disponere sit stof godt/ at få struktur på talen 
• Elocutio – at finde de rette ord 
• Memoria – at forberede sin fremførelse
• Actio – at fremføre (talen). 

Kommunikationskanaler helt praktisk 

Overvej, hvilken kanal du vil bruge til at kommunikere alt efter din målgruppe. 

Med et debatindlæg kan du nå en bred offentlighed, med en mail eller en invitation til et møde kan du fx få en mere personlig kontakt til udvalgte lokalpolitikere. 

Overvej også, hvordan du lokalt og med dine kolleger og andre TR'ere bedst vælger kommunikationskanaler. Er det mon en kombination af digitale beskeder og fysiske opslag? Eller hvad vil fungere godt hos jer?

• Brug app’en Samarbejdsportalen (og tjek om dine kolleger har opdateret deres arbejdsplads i MitBUPL). Den er sikker. Og du har adgang til din TR-kolleger i kommunen og FTR bl.a. 
• Fysiske opslag, plakater, post it-kommentarer i personalestuen kan være en god og synlig måde at engagere kolleger på, der er nem for jer alle. 
• Hold dig til de kanaler, du selv kan overkomme at bruge. Hellere få, der fungerer, end spredehagl, der er svære at holde overblikket i. 

Artikel om post-it-brug i personalets pauserum. 

Tydelig dagsorden 

De bedste møder er ofte dem, hvor dagsorden og struktur er klar og tydelig. Og hvor det er klart, hvad der er formålet med de enkelte dagsordenspunkter, og hvordan man alt efter formål vil involvere kolleger. 

Nogle punkter er måske orienteringspunkter, hvor lederen fortæller. Andre mødepunkter kan have faglige drøftelser eller udvikling af praksis som formål. Nogle punkter står du som TR måske for. 

Det kan være godt på forhånd at overveje, hvordan man kan hjælpe dagsordenens punkter godt på vej. 

Skab ejerskab og engagement på møder 

Hvis det er gavnligt at få mødedeltagernes idéer, input og kompetencer i spil på mødet, kan du hjælpe fokuserede drøftelser i vej ved fx: 

• Lav summerunder tre og tre om et delspørgsmål
• Giv tid til refleksion og notér hver for sig i stilhed 
• Lad deltagerne tale sammen to og to, inden de svarer på forståelsesspørgsmål 
• Sørg for at samle tydeligt op på input og drøftelser. Kan I tage beslutninger? Hvem gør hvad og hvornår? Vil I tage emnet op på næste P-møde og afrunde det da? Eller noget fjerde. 

Energi og variation i mødet 

Har I længerevarende møder, vil der være brug for pauser og variation i, hvordan deltagerne involveres, og for at gøre noget fysisk aktivt. Det gør det nemmere at bevare koncentrationen. 

I kan fx lave korte pauser, hvor I laver øvelser for arme, skuldre og lår – især strækøvelser kan genskabe energien i krop og hoved. 

I kan fx bruge 4 minutter på DR’s kontorkropøvelser og få et grin med. 

Både gode og dårlige møder har indflydelse på det psykiske arbejdsmiljø. Derfor kan det være en gevinst for også arbejdsmiljøet at skabe en god mødekultur. 

Hvorfor videokommunikation? 

Er du TR på flere matrikler og med mange medlemmer, er det ikke altid nemt at komme rundt og få talt med alle. Men de vil kunne få et indtryk af dig som TR med videokommunikation. 

Prøv det af og spørg efterfølgende. Det altid en god idé at give ens kommunikationsstil et servicetjek for at sikre, at du er synlig og når ud til kollegaerne. 

Overvej din medlemskommunikation  

• Hvad oplever I fungerer godt i jeres kommunikation? 
• Hvor ser I udfordringer i jeres kommunikation, som I med fordel kunne arbejde med? 
• Har du mange medlemmer, og er der forskel på, hvordan I kommunikerer med de kollegaer, der er tæt på, og med dem som er længere væk?

Fire pointer om kommunikation med video  

• Videoplatformen YouTube er det nye google – det dukker frem i søgninger.
• Mange ser videoer, før de læser tekst 
• Mange husker bedre, når de ser video med billede og tekst, end når de læser en tekst 
• Video og tekst skal supplere hinanden – fx en besked i appen med lidt tekst og supplerende video.

Det kan du bruge videokommunikation til  

Video kan bruges i mange sammenhænge og med forskellige formål: 

• Til information og videndeling 
• Til debat og dialog 
• Som dokumentation eller legimitation 
• Til at skabe relationer.

Konkret videobrug

Overvej om og hvordan du kan bruge video i din kommunikation med medlemmer eller andre. Det kunne være som: 

• Intro og velkomst til nye kollegaer og studerende. 
• En præsentation af dig selv (fx som ny TR) 
• Boost af stemningen på arbejdspladsen 
• Mundtligt referat fra triomøde, MED møde eller lign. 
• Små videoer til børn/forældre – invitationer, dokumentation osv. 
• Overvej også: Hvad vil du opnå? Hvem er din målgruppe? Hvilke budskaber vil du kommunikere ud?

Praktisk forberedelse til videoer 

• Beslut, om du vil lave et onetake eller flere små videoer, som du redigerer 
• Hold din smartphone/tablet vandret 
• Brug gerne mikrofon (Der må godt være baggrundsstøj, så længe du bruger mikrofon, og det ikke er meget forstyrrende) 
• Tal i normalt tempo og tydeligt – pas på at det ikke bliver for monotont

• Find en baggrund, som understreger dit budskab. 
• Køb evt. et par stativer eller brug væg, bøger eller lign. som stativ 
• Vær opmærksom på kameravinklen – bruger du fx kroppen til at gestikulere, så få den med i rammen 
• Det behøver ikke at være perfekt! Det skal bare være autentisk.

Manuskript eller skelet til video 

Forbered gerne et manuskript, en struktur eller hav et skelet til din video. Fx i retning af: 

• Intro: ”Hej, jeg hedder, jeg sender denne video, fordi/denne video er til jer, der… ” 
• Budskab(er): ”Jeg vil gerne fortælle at… ” 
• Call to action: ”Tag fat i mig, send mig en mail, gå ind på hjemmesiden… ” 
• Outro: ”Vi ses til mødet, god weekend, god arbejdslyst… ”.

Redigering og deling af video 

Brug den redigerings-app, der allerede er på din smartphone eller tablet, hvis du vil redigere videoen. 

Brug platformen YouTube til at opbevare dine videoer. Du kan oprette din egen YouTube-kanal og uploade videoer dertil. Du kan placere videoerne, så det kun er dem, der får tilsendt et link, der kan se dem. 

Du kan sende video-link ud til medlemmer via den BUPL's samarbejdsportal. 

God fornøjelse. 

Bevidst sprogbrug kan øge forståelse og interesse 

I dagligdagen er sproget vigtigt for stemninger og relationer. Man kan skabe større forståelse og interesse for hinandens synspunkter ved at være bevidst om sit sprogbrug og holde det konstruktivt. 

Det er en god idé at: 

• Fokusere på fremtidige muligheder frem for at se på fortidige fejl.  
• Tale i "jeg-form" og tale for dig selv: "Jeg har det ikke godt med ..", "Jeg bliver frustreret, når.." 

• Udforske den andens synspunkt og stille spørgsmål – ikke diagnoser: ”Hvordan skal jeg opfatte…”, "Hvad skal jeg tænke om ...” 
• Konkretisere og give eksempler  
• Tale roligt og lytte til ende.

Bevidst sprogbrug fortsat 

• Bruge imødekommende kropssprog.  
• Spørge ind og tjekke din forforståelse. 
• Give plads til forskellighed. 
• Spørge den anden til råds: "Hvad synes du om det, jeg siger ...", "Hvordan kan vi undgå ..." 
• Tage ansvar og komme med konstruktive forslag.