Rollen som bisidder

Støt medlemmet 
 

• Når du er bisidder, har du ikke hovedrollen ved mødet; det er din kollega – medlemmet – der skal svare for sig. 
   
• Din hovedopgave som bisidder er at støtte medlemmet og sørge for, at medlemmets rettigheder bliver respekteret. 
   
• Du er der ikke for at forsvare kollegaen, men for at sørge for, at han/hun bliver hørt og forstået. 

• Er man offentligt ansat, har man som ansat ret til at lade sig repræsentere eller bistå af andre – herunder TR - i en sag. Det fremgår af forvaltningsloven. 
• Er du TR på en privat institution, ligger din ret til at være bisidder som en del af dine TR-opgaver. 
• At være bisidder kræver ikke fuldmagt – det kræver kun samtykke. 
• Siger din arbejdsgiver nej til, at du må deltage som bisidder, bør du kontakte den lokale fagforening. 
• Vær opmærksom på, at du som bisidder kan få indsigt i tavshedsbelagte oplysninger.

Rådfør dig med FTR eller fagforeningen
 

• Hvis du skal være bisidder i en sag, der kan få ansættelsesretlige konsekvenser for medlemmet i form af f.eks. afskedigelse eller bortvisning, skal du rådføre dig med din FTR eller en personsagsbehandler i din lokale fagforening. 
   
• Som fagforening har vi ansvar for vores rådgivning på samme måde som fx advokater. Det betyder, at hvis et medlem lider et økonomisk tab som følge af fejlagtig, utilstrækkelig eller manglende rådgivning, kan BUPL blive ansvarlig. 

Forbered dig før samtalen 
 

• Inden du stiller op som bisidder, skal du være sikker på, at du ikke er inhabil. Det kan fx være, hvis du selv er en del af sagen. Føler du dig inhabil, skal du sige fra. 
   
• Dernæst skal du forberede dig. Med en god forberedelse er du og din kollega halvt i mål, for det vil betyde tryghed både for dig og for medlemmet og gøre dig til en bedre medspiller ved samtalen. 
   
• Husk at række ud efter din FTR og/eller fagforeningen, hvis du har brug for hjælp undervejs.

Tjek de formelle rammer
 

• Fremgår tid og sted for samtalen af mødeindkaldelsen?
• Er der indkaldt i rimelig tid?
• Fremgår det tydeligt, hvad mødet handler om – mødets formål og dagsorden?
• Er du og medlemmet tilstrækkeligt oplyst om baggrunden for mødet?
• Er det tydeligt, hvilken type samtale der er tale om? Fx sygefraværssamtale, opklarende samtale eller tjenstlig samtale.
• Er der regler eller personalepolitiske retningslinjer, du og medlemmet skal sætte jer ind i inden samtalen?

Afstem forventninger med din kollega 
 

• Hold altid et formøde med medlemmet enten fysisk eller telefonisk. Og forklar medlemmet, hvad din rolle som bisidder går ud på. 
   
• Spørg ind til medlemmets opfattelse af, hvad der gik forud. I kan eventuelt lave en tidslinje over forløbet sammen. Forklar, at det er helt ok, hvis der er noget, medlemmet ikke kan huske. 
   
• Afklar med medlemmet, hvordan du kan støtte i løbet af samtalen, så medlemmet får fortalt sin version af sagen. 

• Som TR skal du ikke tage over ved mødet og svare på medlemmets vegne, men du må gerne støtte medlemmet på forskellig vis. 
• Du kan bl.a. være medlemmets ekstra ører, du kan minde medlemmet om en pointe eller forklaring, som medlemmet har planlagt at fortælle, men glemmer. 
• Du kan bede om en pause i mødet, og du kan holde mødet på sporet og bede om, at I holder jer til dagsordenen, hvis samtaler går i uforudsete retninger. 
• Det er en god idé, at du og medlemmet ankommer sammen til mødet – husk at møde op til tiden.

Hold fokus under samtalen
 

• Som bisidder skal man have fokus på medlemmet, men det er godt at være opmærksom på, at det gavner alle parter, at man hjælper med at skabe ordentlige rammer og sikrer en god tone.
   
• Som TR er man ikke – som medlemmet og lederen – personligt involveret i sagen, og derfor har man et godt udgangspunkt for at hjælpe med at holde fokus på fakta i sagen frem for følelser.

Sæt en god ramme for mødet 
 

• Det er arbejdsgiver, der er mødeleder, men du kan hjælpe med at sætte en klar ramme om mødet. 
   
• Formålet med samtalen skal være tydeligt for begge parter. 
   
• Typisk er baggrunden for mødet en utilfredshed eller bekymring fra lederens side. 
   
• Mødet skal altså hjælpe til at afdække relevante fakta, afklare misforståelser og afdække uenigheder – inden lederen beslutter, hvordan der evt. skal rettes op på noget.

• Du kan for eksempel foreslå en præsentationsrunde, så alle ved, hvem der er til stede, og hvad deres rolle er. 
   
• Gennemgå også gerne dagsorden og tidsrammen for mødet sammen. 
   
• Det er arbejdsgiver, der er ansvarlig for referatet, men det er en god idé at aftale, at referatet skrives under den afsluttende del af samtalen og ikke blot eftersendes.

Støt medlemmet i fyldestgørende svar 
 

• Du kan støtte medlemmet i at få fortalt sin version og få svaret fyldestgørende på spørgsmål. 
   
• Vær opmærksom på, at arbejdsgiver ikke lægger ord i munden på medlemmet – det er vigtigt, at medlemmet formulerer sig med egne ord.
   
• Du kan også være opmærksom på tonen og tempoet i samtalen – din kollega skal have en fair behandling, og mødet skal foregå i en ordentlig tone og tage den tid, sagen kræver. 

• Din kollega har lov til at bede om en pause – eller du kan gøre det, fx hvis du oplever, at medlemmet bliver meget berørt eller forvirret.
   
• Som bisidder må du gerne stille opklarende spørgsmål ved uklarheder og spørge til dokumentation for eventuelle påstande. 
   
• Udvikler mødet sig ud over dagsordenens emne, kan du bede om, at I holder jer til dagsordenen. Ellers er det rimeligt, at drøftelsen må foregå på et nyt og andet møde. 
   
• Tag gerne noter undervejs.

Klare aftaler som afslutning på samtalen 
 

• Det er bedst, at referatet skrives som afslutning på samtalen og ikke skrives efterfølgende og eftersendes. 
   
• Tag jer tid til at samle op og formulere, hvad I er kommet frem til i samtalen. 
   
• Det er arbejdsgiver, der skriver referatet, men medlemmets synspunkter og eventuelle uenigheder skal fremgå klart. 
   
• Ønsker lederen, at medlemmet ændrer adfærd, skal lederen beskrive adfærdsændringen konkret og tydeligt.

Følg op efter samtalen 
 

• Følg op på mødet sammen med din kollega. I kan gennemgå samtalens konklusioner og sammen finde ud af, om der er noget, du eller fagforeningen skal hjælpe medlemmet videre med. 
• Når I modtager referatet af mødet, skal I kvalitetssikre det og følge op. 
• Var der uenigheder under mødet, skal de fremgå af referatet. I kan bede om få rettelser ført ind i referatet. 
• Medlemmet behøver ikke være enig med ledelsen, men medlemmets bemærkninger skal være refereret loyalt i referatet.

• Det er vigtigt at huske på, at medlemmet ikke er forpligtet til at være medunderskriver på referatet, men kan nøjes med at skrive under på at have modtaget referatet. Der er en væsentlig forskel.
   
• Hvis der ikke er enighed om referat eller konklusion, og medlemmet skal afgive sine skriftlige bemærkninger, kan du hjælpe med at formulere. 
   
• Er din kollega og du I ikke enige med ledelsen, og går udformning af referatet i hårdknude, må du få hjælp af din fagforening.  

• Vær ikke passiv. Er der behov for opfølgning på referat eller møde, som forekommer dig eller medlemmet svært, så få hjælp. 
   
• Lad ikke sagen gå i stå, men kontakt din lokale fagforening.
  
  Find din lokale fagforening her

Gør brug af andres erfaringer 
 

• Det er en god idé, at du og dine TR-kolleger sammen tager opgaven som bisidder op, udveksler erfaringer og drøfter, hvad I gerne vil blive bedre til. 
   
• Tag på din lokale fagforenings kurser i bisidderrollen.
   
• Det er muligt at prøve at være bisidder-føl, hvis du er ny i rollen. Hør din FTR eller din lokale fagforening, om du må komme med i en andens bisidder-sammenhæng.