Tjenstlig samtale og advarsel

Samtale

Tjenstlig samtale

Når du er sikker på, at årsagen til medarbejderens uhensigtsmæssige opførsel ikke skyldes institutionens rutiner, misforståelser eller andet, som man ikke kan klandre medarbejderen for, må du tage en samtale med medarbejderen. 

Formålet med samtalen er at forklare reglerne, påtale forholdet og understrege, at reglerne for eftertiden skal overholdes. En tjenstlig samtale er ikke en sanktion, men kan være indledningen til en sanktion (advarsel eller afskedigelse), og derfor skal visse procedurer overholdes.

Indkaldelse, dagsorden, tidsfrist og bisidder

Tillidsrepræsentanten skal orienteres, og medarbejderen skal have mulighed for at tage tillidsrepræsentanten eller en anden bisidder med til samtalen. 

Medarbejderen skal indkaldes i rimelig tid, så hun/han kan nå at få fat i tillidsrepræsentanten eller en anden bisidder, og det skal fremgå af indkaldelsen, hvad samtalen handler om.

Notat

Der skal tages notat af samtalen, og i notatet medtages medarbejderens eventuelle bemærkninger. Notatet lægges på medarbejderens personalesag, og medarbejderen får en kopi af notatet. 

Vær opmærksom på, at samtalen både har til formål at gøre medarbejderen forståeligt, hvad du som leder forventer af hende/ham og at høre medarbejderens forklaring på problemet. Begge dele skal fremgå af notatet.

Konklusion

Det er din opgave at konkludere på samtalen og sikre dig, at medarbejderen har forstået konklusionen, hvilket ikke nødvendigvis betyder, at medarbejderen behøver at være enig.

Formålet er, at medarbejderen for det første får klar og forståelig besked om dine forventninger og for det andet får en mulighed for at rette op på forholdet.

Advarsel

Hvad er en advarsel?

Hvis medarbejderen fortsætter med at tilsidesætte institutionens retningslinjer og ikke gør som aftalt, bliver du nødt til at følge op med en skriftlig advarsel.

En advarsel er en skriftlig tilkendegivelse af et forhold, som skal rettes. Det konkrete forhold skal beskrives og dokumenteres, og konsekvensen af fremtidigt at gentage det skal fremgå tydeligt. 

Partshøring

En advarsel er en beslutning i forvaltningsretlig forstand, og derfor skal der partshøres, når man giver en medarbejder en skriftlig advarsel.

Det betyder, at medarbejderen skal have mulighed for at komme med sine bemærkninger til sagen, inden du træffer en beslutning.

Medarbejderen kan blive partshørt skriftligt eller i en samtale, og medarbejderen vælger selv, om hun/han vil afgive sine bemærkninger mundtligt eller skriftligt. 
Hvis medarbejderen ønsker at afgive sine bemærkninger mundtligt, skriver du medarbejderens bemærkninger ned og lægger dem i sagen.

Fremadrettet og handleorienteret

Det allervæsentligste ved en advarsel er, at den skal være fremadrettet og handleorienteret. Det vil sige, at medarbejderen meget præcist kan se, hvad det er, hun/han efter din opfattelse har gjort galt og hvilke krav, du forventer opfyldt for fremtiden.

Formål

Formålet er, som ved samtalen, at medarbejderen skal have mulighed for at rette op på forholdet.

Konsekvenser

For så vidt angår konsekvensen af advarslen, er det vigtigt, at du har tænkt denne til ende. 
Du skal ikke skrive, at konsekvensen af en gentagelse er afskedigelse, hvis du ikke mener det.

Tillidsrepræsentanten

Husk at orientere tillidsrepræsentanten om advarslen så tidligt i forløbet, at tillidsrepræsentanten har mulighed for at gå ind i sagen.