5 gode råd: Undgå at drukne i administrative opgaver
Ledere bruger mere tid på administrative opgaver. Det er et strukturelt problem, men indenfor rammerne er der muligheder for at påvirke hverdagen og blive skarpere i forhold til, hvad pædagogisk ledelse er, siger Susanne Harder. Hun er chefkonsulent i Komponent og beskæftiger sig blandt andet med ledelse i skoler og dagtilbud. Hun skitserer her fem administrative udfordringer og giver råd til, hvad du som pædagogfaglig leder kan forsøge at gøre ved dem.
Administrativt arbejde kan også være faglig ledelse
Når medarbejdere skal beskrive, hvad deres leder går og laver, ved de det oftest ikke. De siger, at lederne ofte sidder ved computeren, og at det ikke har noget med kerneopgaven at gøre. Ledere kan også have den opfattelse selv, at tiden ved computeren næsten altid handler om noget andet end kerneopgaven.
Hvad kan du gøre?
Lav en grundig granskning, hvor du stiller dig selv spørgsmålet, når du arbejder med it og administration: Hvad er sammenhængen mellem den faglige opgave og den opgave, som jeg løser nu? Det kan være vagtplaner, økonomi eller en beskrivelse af et barn. De opgaver kan også være faglig ledelse, som har betydning for kerneopgaven.
Opgaverne vælter ind
I de fleste kommuner er der ikke længere souschefer, og mange forskellige opgaver er med tiden flydt hen til lederne. I nogle tilfælde uden at nogen rigtig ved hvorfor.
Hvad kan du gøre?
Vær kritisk i forhold til, hvordan ressourcerne bliver brugt. Har du som leder opgaver, som kan uddelegeres til andre? Det kan både have den fordel, at du bliver aflastet, men også at medarbejderne, som overtager opgaverne, får større indsigt og viden. De oplever i højere grad både institutionens muligheder og begrænsninger. De kan derfor også bedre være med til at udvikle og forstå løsningsmulighederne.
Der er ikke tid til de administrative opgaver
Ledere bliver ofte afbrudt i løbet af dagen, så opgaverne ved computeren bliver løst ad hoc, når der lige er nogle minutter, eller efter normal arbejdstid. Det kan føre til, at tiden ikke bruges effektivt, og at lederen ikke når alt det planlagte.
Hvad kan du gøre?
Ligesom mange ledere skemalægger tiden på gulvet i institutionen, kan ledere med held skemalægge tiden ved computeren. I en institution er det svært at sætte det samme tidsrum af hver dag, så placér tiden ved computeren, hvor det passer den enkelte dag. Det kræver ofte lidt tilvænning og opdragelse af både lederen selv og medarbejderne, som skal lære, at netop de to timer skal lederen helst ikke forstyrres.
Mange har krav på et svar fra dig
Du får henvendelser fra mange forskellige parter, der som udgangspunkt har krav på et svar.
Hvad kan du gøre?
Du skal stadig svare, men når du får en henvendelse, så skriv et hurtigt svar om, at du har set mailen, og hvornår du vender tilbage. Husk at tidsfristen skal være realistisk.
Offentlige myndigheder kræver dokumentation
Lederne skal jævnligt levere rapporter og dokumentation, der kræver længere tid ved computeren. Det kan presse hverdagen.
Hvad kan du gøre?
Læg de større opgaver ind i kalenderen. Man ved ofte, hvornår de kommer, så læg dem ind med det samme, så der ikke bliver planlagt andet i de dage, hvor du skal koncentrere dig om at skrive.