På e-mail med forældrene

Hver formiddag ved 11-tiden sætter Inge Mølgaard, der er blæksprutte, pædagog i "Soffen" og BUPL tillidsmand, sig til computeren for at tjekke dagens e-mails med beskeder fra forældrene til nogle af de 226 børn, der går i SFOen ved Stilling Skole. Hun får en 10-15 stykker om dagen, og de skal besvares inden klokken 12.

Siden skoleårets begyndelse har det været muligt for forældrene at maile til institutionen på dens hjemmeside frem for at ringe og give beskeder. Og forældrene er begejstrede for den nye måde at kommunikere på.

»Det er blevet meget lettere for os at give besked, når Thomas skal et eller andet. Jeg kan skrive hjemmefra eller på arbejde, bare jeg gør det inden klokken 11. Det er også fint, at jeg får svar tilbage inden middag. Det giver tryghed, fordi man er sikker på, at beskeden er blevet modtaget. Nogle gange får man også lige en reminder, hvis der skal ske noget om aftenen,« fortæller Charlotte Hornbæk Leth, der er sekretær på Århus Universitet. Hun synes også, at det er godt specielt for nye forældre, at de på hjemmesiden kan stifte bekendtskab med de ansatte og læse noget om, hvad de beskæftiger sig med i hverdagen.

"Soffen", der tidligere hed Byggelegepladsen, og det hedder hjemmesiden stadig, er en sammenslutning af to fritidshjem. Sammenlægning betød reduktion i personale og nedskæringer i budgettet. Men det har ikke afholdt institutionen fra at gøre noget aktivt for at komme ind i IT-alderen.

»Selv om vi har fået vores budget beskåret med en fjerdedel, har vi valgt at bruge mange penge - omkring 40.000 kroner - på at gøre 2000 til et indsatsår, når det drejer sig om at indføre IT her på stedet. Vi ville ikke lade nedskæringer slå os ud,« fortæller den daglige leder, fritidspædagog Søren Riemer.

I "Soffen" er der ansat otte pædagoger og seks pædagogmedhjælpere.

»Vi har valgt at få professionel hjælp til at få lavet en hjemmeside. Jeg kunne nok godt have lavet den selv. Men vi besluttede, at det lige så meget handlede om, at personalet blev fortrolig med teknikken. Derfor købte vi også 10 timers undervisning sammen med hjemmesiden. Fordi det var vigtigt, at alle kunne åbne og besvare e-mails. Ligesom de skulle kunne lave et nyhedsbrev med billeder til vores side,« siger Søren Riemer.

Desuden skulle de ansatte lære at arbejde med forskellige programmer, og til det formål har de blandt andet brugt de oplysninger, de har på børnene. Så det blev så realistisk som muligt, forklarer lederen, der er glad for, at alle har fået et godt udbytte af undervisningen, der var indregnet i deres arbejdsnorm.

Hjemmesiden er lavet af firmaet b-team fra Århus. Det har også varetaget undervisningen af personalet. Siden er bygget op, således at forældrene kan læse noget om de pædagogiske målsætninger, se billeder af alle ansatte og læse om, hvilke områder, de arbejder med. Desuden har den en aktivitetskalender, hvor der også kommer nyhedsbreve. Under det pædagogiske afsnit er der en tegning af institutionen, og når man lader pilen glide hen over de forskellige huse, kan man læse om hvilke aktiviteter, der foregår i dem. Endelig er der på siden to muligheder for at sende besked til Soffen. Det kan ske enten på e-mail eller i en specialdesignet meddelelsesboks, hvor der kan skrives direkte på hjemmesiden.

»De fleste forældre e-mailer os, men hen ad vejen skulle vi gerne have dem til at bruge meddelelsesboksen, fordi den er meget specifik, og derved giver den så præcise oplysninger, at vi hurtigt kan se, hvilket barn, det drejer sig om,« siger Søren Riemer, der også fortæller, at indføringen af IT var bygget op som en firetrins raket, nemlig hjemmeside, undervisning, netværk for medarbejdere og netværk med skolen og kommunen.

»De første to trin betragter vi som overstået, så nu arbejder vi på at lave et lokalt netværk, så medarbejderne kan arbejde hjemmefra med institutionens data. Der er nogle ting de ligeså godt kan gøre der som her. Og det skulle gerne komme op at stå i det nye år. Til gengæld har det desværre nok lange udsigter, når det drejer sig om at komme med i et kommunalt netværk. Fordi jeg mener, at der ville kunne spares mange ressourcer, hvis vi kunne gå ind og hente stamdata på børnene, fremfor at vi skal taste dem ind, hver gang der kommer et nyt barn i institutionen,« siger Søren Riemer, der er godt tilfreds med, at arbejdet nu kan varetages af alle medarbejdere.

Soffens hjemmeside kan findes på:

www.byggelegepladsen.dk