Sekretariatslederfunktionen


Stillingsprofil for sekretariatsleder i BUPL Sydjylland


Opdateret d. 06. juli 2020
Sekretariatslederens ansvars- og arbejdsområder

Sekretariatslederens hovedopgave er at koordinere BUPL Sydjyllands samlede fagpolitiske og administrative arbejde i samråd med politisk ledelse og den samlede medarbejderstab.

Sekretariatslederen skal sikre sammenhæng imellem bestyrelsens politiske mål og den administrative udførelse af opgavevaretagelse.

Sekretariatslederen skal sikre, at opgaverne løses professionelt på et højt kvalitets- og serviceniveau med en helhedsforståelse for, at BUPL Sydjylland er en politisk og demokratisk organisation.

Sekretariatslederen skal omsætte politiske visioner og mål til konkrete handlinger.

Sekretariatslederen refererer til politisk ledelse – i dagligdagen til formanden – og indgår i et overordnet udviklings- og ledelsesforum med fokus på løbende at tilpasse, udvikle og lede organisationen i samarbejde med politisk ledelse.

 

Personaleledelse

Sekretariatslederen forestår personaleledelse af alle medarbejdere og refererer i hverdagen til formanden. Alle medarbejdere refererer til sekretariatslederen.

Sekretariatslederen skal – indenfor de af bestyrelsen og generalforsamlingen udstukne politiske og økonomiske rammer – beslutte bemanding og arbejdsmetoder på opgaver samt yde sparring og rådgivning på alle niveauer til ansatte og politiske valgte.

Sekretariatslederen skal sikre sammenhæng mellem de personalemæssige ressourcer, opgavevaretagelse og opgavefordeling. Sekretariatslederen skal sikre kvaliteten i opgaveløsningen.

Opgaver

Sekretariatslederen har som personaleleder ansvar for den samlede personaleadministration og politik, herunder MED-aftaler, overenskomstforhandlinger, personalepolitik, medarbejderudviklingssamtaler, uddannelsesplaner, kompetenceudvikling, trivsel og arbejdsmiljø.
Sekretariatslederen har ansvaret for morgenmøder og forskellige former for personalemøder.

Sekretariatslederen har indstillingsret ved ansættelse og/eller afskedigelse i forhold til medarbejdere. Alle ansættelser og afskedigelser skal ske under ansvar for bestyrelsen, og indenfor den politiske og økonomiske ramme, der er fastsat af bestyrelsen.

Sekretariatslederen skal, såfremt der gives mundtlig eller skriftlig advarsel til en medarbejder, forelægge dispositionen for formanden (politisk ledelse).

 

Økonomisk ledelse

Sekretariatslederen har over for politisk ledelse (kassereren) det overordnede daglige ansvar for økonomien på kontoret inden for de af bestyrelsen politiske og økonomiske udstukne rammer.

I forhold til det overordnede økonomiske ansvar og den økonomiske ledelse refererer sekretariatslederen til kassereren.

Opgaver

Sekretariatslederen:

  • udarbejder budgetforslag og laver månedlige budgetopfølgninger.
  • varetager tilsynet med den økonomiske udvikling i organisationen.
  • har det daglige ansvar for ejendomsforhold på Gejlhavegård og det driftsmæssige samarbejde med A-kassen.
  • har ansvaret for IT og telefoni.
  • har ansvaret for ferie og afspadsering.
  • har ansvaret for personaleoverenskomster og administration på det administrative område.

Sekretariatslederen varetager opgaverne i et tæt samarbejde med kassereren.

Sekretariatslederen attesterer regninger – jævnfør BUPL Sydjyllands attestationsregler – og sikrer, at regnskabet svarer til revisionens krav og forventninger.

 

Politisk ledelse

Sekretariatslederen servicerer den politiske ledelse og understøtter det politiske arbejde både i hverdagen for politisk ledelse og i bestyrelsen.

Sekretariatslederen deltager i politiske ledelsesmøder, bestyrelsesmøder, lederbestyrelsesmøder, kongres og generalforsamling samt i andre relevante møder, i det omfang formanden (politisk ledelse) finder det nødvendigt.

Opgaver

Udarbejdelse af diverse oplæg, notater og beskrivelse/analyser til politisk ledelse og bestyrelsen.

 

Teams

Sekretariatslederen leder teammøderne.

Opgaver

Sekretariatslederen leder fordelingen af sagerne i de enkelte teams.

 

Bestyrelsen

Sekretariatslederen er sekretær for bestyrelsen.

Opgaver

Sekretariatslederen udformer sammen med formanden (politisk ledelse) dagsorden og materiale til bestyrelsen.

 

Lokale Lederbestyrelse

Sekretariatslederen er sekretær for den lokale lederbestyrelse.

Opgaver

Sekretariatslederen udformer sammen med formanden for den lokale lederbestyrelse og formanden for BUPL Sydjylland dagsorden og materiale til den lokale lederbestyrelse.

 

Samarbejde med BUPL Forbund og BUPL`s øvrige lokale fagforeninger

BUPL Østjylland, BUPL Fyn og BUPL Sydjylland har fælles tværgående samarbejde bl.a. medlemsrådgivning, hvor sekretariatslederen har ansvaret for den daglige drift i tæt samarbejde med sekretariatslederne og politisk ledelse fra Fyn og Østjylland. Det samme gør sig gældende for samarbejde mellem BUPL Østjylland og BUPL Sydjylland omkring bogholderi.

BUPL arbejder i henhold til kongres og HB-beslutninger med ”fælles opgaver” og er fortløbende opsøgende på en fælles opgaveløsning på tværs af Forbund og BUPL’s 12 lokale fagforeninger. I sammenhæng med dette kan sekretariatslederen bl.a. i regi af ”administrativt lederforum” deltage i udvikling og implementering af konkrete udviklingsopgaver. Beslutninger om deltagelse i dette tværgående samarbejde træffes i samråd med formanden.