Du har lyst til at springe den svære samtale over. Du frygter måske, at samtalen kan gøre det hele værre. Her får du nogle tip fra erhvervspsykolog Lene Flensborg til, hvorfor du skal finde dit mod frem og tage initiativ til at gennemføre de krævende og følsomme samtaler.

Udgivet d. 20. juni 2019

Af: Ulla Bechsgaard, journalist

1. Sæt rammen

Forberedelse er alfa og omega. Gennemgå samtalens mulige forløb med dig selv på forhånd. Inden samtalen skal du finde din konstruktive stemning frem, så du er oprigtigt interesseret i at lytte og har lyst til at hjælpe. Når samtalen går i gang, skal du som det første præsentere formålet med samtalen. Du skal sikre dig at få medarbejderens accept af agendaen, og du skal skabe tryghed.

Måske skal du også sige, hvad du påskønner ved medarbejderen, og hvorfor denne samtale er vigtig for jer begge. Husk, at det både handler om, hvad du siger, og hvordan du siger det. Præsentér problemstillingen kort. Hvis problemet fx er medarbejderens håndtering af børns konflikter, så skal du have sagt, at du ikke synes, medarbejderen håndterer dem godt nok. Og kom med et konkret eksempel.

2. Forstå medarbejderens oplevelse

Du skal sikre dig, at du forstår medarbejderens oplevelse af situationen. Slå ørerne ud. Samtalen er en proces, og den skal håndteres forskelligt, alt efter om medarbejderen er med-, mod- eller passpiller.

Siger medarbejderen: ’Jeg vil gerne have flere redskaber,’ er hun medspiller. Hvis medarbejderen siger: ’Jeg synes, jeg håndterer det rigtig godt – det skal du ikke blande dig i,’ er hun modspiller. Bliver der sagt: ’Jeg kan godt se, at det er en dårlig situation, men jeg bliver nødt til at råbe ad dem,’ er medarbejderen passpiller.

Dit formål er at holde dialogen. Indimellem er det dog en god idé at tage en pause. Sig for eksempel: ’Det bekymrer mig, at vi ser så forskelligt på det. Lad os begge tænke over det nogle dage og så vende tilbage.’ Du kan også altid tage en timeout, hvis samtalen tager en drejning, som du ikke føler dig klædt på til.

3. Flyt fokus til ønsket

Hvis medarbejderen er en hardcore-modspiller, bør han/hun flyttes til andre opgaver, få begrænset sit råderum – eller du er i værste fald i gang med at overveje en afskedigelse. Er medarbejderen derimod med- eller passpiller, kan samtalen løftes til næste niveau: den ønskede fremtid. Nu skal det afklares, hvilke præmisser der er givne, og hvilke ønsker medarbejderen har.

Ønsket skal udfoldes. Lad gerne medarbejderen have udspillet. Jo mere medarbejderen ejer problemstilling og ønske, jo bedre. Det kan være, at medarbejderen om den konkrete konflikt mellem to børn siger: ’Jeg kunne ønske mig, at jeg kunne få de to til at tale sammen.’ Her er åbnet op for en forhandling og dialog om det fælles ønske.

Som leder har du også nogle ønsker, for eksempel: ’Jeg kunne ønske mig, at du talte med din kollega Mette, for jeg synes, hun har gode løsninger.’ I skal tale jer til rette. Det er opbyggeligt, at I begge mærker, at I vil det samme. Hvad er dine ønsker som leder, og hvad er jeres fælles ønsker?

4. Udforsk ressourser og løsninger

Med afsæt i det fælles ønske spørger du, hvordan situationen vil se ud, når ønsket er realiseret, og hvordan I når frem til den ønskede løsning. Som leder skal du være opmærksom på, at medarbejderen nogle gange mener, at lederen skal give løsningen. Men det er altså medarbejderen, der skal tage opgaven på sig.

Argumentet ’hvis jeg havde mere tid, eller hvis jeg havde bedre it, kunne jeg løse det’ duer ikke. Løsningen skal findes inden for de rammer, der nu engang er. Og medarbejderen skal formulere løsningen ved hjælp af lederens spørgsmål. Hvis du finder det nødvendigt, så supplér med krav eller forslag vedrørende næste skridt.

5. Aftal det næste skridt

Den svære samtale skal slutte med en opsummering, så der er enighed mellem de to parter om, hvad der er besluttet. Den svære samtale er ikke bare en samtale. Den er en proces. Følg op måske hver 14. dag med et møde, hvor I taler om, hvad medarbejderen har lært siden sidst. Det er utrolig vigtigt at få skabt en aftale om, at parterne arbejder videre og taler videre om det svære.

Få medarbejderen til at fortælle, hvad næste skridt er, og hvad I har aftalt. Og slut af med, hvordan medarbejderen og du selv oplevede samtalen. Sig for eksempel: ’Jeg er fortrøstningsfuld. Det her kan vi godt forbedre.’


Om eksperten
Lene Flensborg er erhvervspsykolog med speciale i leder- og talentudvikling. Hun er partner i konsulentvirksomheden Organisation ApS. Hun er forfatter til flere bøger om ledelse, bl.a. ’Håndbog i god´ledelse’ (2016), ’Ledelse opad’ (2017) samt medforfatter til ’Ledelse på tværs’ (2017) og ’Positiv psykologi på arbejde’ (2009). Hendes nyeste bog er ’Svære samtaler’ udgivet af Dansk Psykologisk Forlag i serien ’Kort & godt om’.