Når gulvtæppet bliver revet væk under hverdagen, overtager kriseledelse på landets institutioner. Her får du erhvervspsykologens råd og svar på, hvad god kriseledelse er.

Opdateret d. 22. april 2020

Af: Julie Ring-Hansen Holt, journalist

Der er intet, der er som det plejer at være ude i institutionerne eller på skolerne lige nu, og det kræver en særlig form for ledelse.

Mens hverdagsledelse foregår i en situation, du kender og derfor nogenlunde kan planlægge efter, bliver hverdagens gulvtæppe trukket væk under dine fødder under kriseledelse, hvor forvirring og følelsesmæssigt kaos hersker.

Derfor duer den normale planlægning og effektivitetstankegang ikke lige for tiden, forklarer erhvervspsykolog på Center for Positiv Psykologi Ebbe Lavendt.

»Du skal kunne respondere og tilpasse dig, ligesom i tennis, hvor du ikke på forhånd kan planlægge dit næste slag. Det vil altid afhænge af, hvor modstanderen spiller bolden hen,« forklarer han.

God kriseledelse styrker holdånden

Kriser består af tre hovedelementer: Stressfaktorer i form af trussel, tab og/eller ekstra ansvar (i denne tid er truslen corona-smitte, sygdom, død osv.), tankemæssig forvirring og følelsesmæssigt kaos.

I disse tider er ledernes fornemmeste opgave at skabe ro i kaos ved at have en beredskabsplan, kommunikere klart og ensartet og være særligt opmærksom på udsatte medarbejdere – for eksempel dem, der er i karentæne.

Og mange ting kan gå skævt, advarer Ebbe Lavendt.

»Når det går galt i krisesituationer, er det blandt andet, fordi situationerne er uvante,» siger han og kommer med disse eksempler på fejlsslået krisehåndtering: dårlig forberedelse, manglende eller uheldig kommunikation – ’Nå, men det kunne også være gået værre’ eller ’Det skal nok blive godt igen’ – manglende opfølgning eller lederens ’fikse-trang’ overfor de medarbejdere, der har det dårligt.

»I stedet for at sætte forkert ind skal man som leder hellere lytte til medarbejderne,« anbefaler psykologen og understreger, at hele formålet med kriseledelse er at lede organisationen igennem en kriseperiode og komme godt ud på den anden side.

»Når man kommer ud på den anden side, er medarbejderne forhåbentligt rystet bedre sammen, som havde det været en mega-teambuilding-event – fordi de sammen har stået igennem krisen,« siger Ebbe Lavendt.

Erhvervspsykologens gode råd til at håndtere krisen

Forberedelse:
Udvikl et nødvendigt beredskab med klare anvisninger til, hvilke aktiviteter og hvilken kommunikation, der skal varetages før, under og efter situationen.

Kommunikation
Orienter løbende og målrettet både internt, og til forældre og samarbejdspartnere om den aktuelle situation, og hvad den afføder af behov, muligheder og justeringer. Tag ansvar og vær ærlig omkring udviklingen, så I sammen kan finde relevante løsninger på problemer. Kommunikationen skal være ensartet, hvilket kræver, at ledergruppen bliver enig om, præcist hvad der meldes ud, hvordan, af hvem og hvornår.

Ro og tiltro
Giv de ansatte en tro på fremtiden og arbejdsro til at kunne koncentrere sig om opgaverne og nye løsninger. Vær også opmærksom på, at humør og adfærd ’smitter’. Stressede ledere smitter mere end stressede medarbejdere, så optræd fattet.

Støtte
Vær særligt opmærksom på hjemsendte medarbejdere, der kan være bekymrede over at være årsag til underbemanding på arbejdspladserne. Organisatorisk støtte har vist sig at være en beskyttende faktor for mental sundhed for personale. Ledere bør derfor sikre, at deres ansatte støtter deres kolleger, der er i karantæne.

Tilpas
Naviger i den uforudsigelige verden ved at håndtere det uventede, respondere og tilpasse dig. Du skal tænke just in case – altså forberede dig på forskellige scenarier, selvom flere af dem aldrig vil blive til noget, hvilket kan føles ineffektivt.

Solidaritet
Samtidig er det vigtigt, at ledere og medarbejdere kender og stoler på hinanden. Når ledere fortæller om kriser, de har været igennem med deres arbejdspladser, så er det følelsen af ansvar overfor de mennesker, de arbejdede sammen med, der fik dem igennem. Så sørg for, at de sociale bånd er stærke – for eksempel via sociale aktiviteter, hvis der er overskud til det. Det giver fornyede bånd af loyalitet og solidaritet.

Opfølgning
Støt karantæneramte ansatte i at vende tilbage. Vær opmærksom på de potentielle risici, og forbered dig på tidlig intervention. Mange ansatte vil være udmattede og dermed mere sårbare efter en krise, og for medarbejdere, som har været i karantæne, er støtte fra ledere vigtig for at lette deres tilbagevenden til arbejdet. En fejl, som ledere ofte begår, er ikke at følge op efter et stykke tid – for eksempel på udmattelse blandt de ansatte. De fleste glemmer det, fordi deres egen hverdag er gået videre. Pas også på ikke at falde i den modsatte grøft og blive omklamrende.

Kilde: Ebbe Lavendt, erhvervspsykolog, Center for Positiv Psykologi